L’audit Qualiopi de A à Z : initial, surveillance, renouvellement
Comment se passe un audit Qualiopi ? Un auditeur mandaté par votre organisme certificateur vérifie, preuves à l’appui, que vos processus respectent les indicateurs du référentiel national qualité. Il rencontre le dirigeant, interroge l’équipe, examine des dossiers de formations choisis par lui dans chaque catégorie d’actions, puis rend un rapport qui débouche sur la décision de certification. Le scénario se répète trois fois en trois ans : audit initial, audit de surveillance, audit de renouvellement. Voici chaque étape, ce que l’auditeur attend, la mécanique des non-conformités et ce qui change avec la V10.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les règles d’audit (délais, durée de validité, délais de correction) proviennent de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié et des questions-réponses de la DGEFP de septembre 2023. Les exemples sont fictifs.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi et qui le réalise ?
Qualiopi est une certification délivrée par une tierce partie : un organisme certificateur accrédité par le Cofrac (ou en cours d’accréditation), ou une instance de labellisation reconnue par France Compétences. Elle atteste que les processus de l’organisme de formation respectent le référentiel national qualité, fixé en application de l’article L. 6316-3 du code du travail. Depuis le 1er janvier 2022, elle conditionne l’accès aux fonds publics ou mutualisés (article L. 6316-1). Pour le parcours complet, du choix du certificateur au certificat, voir comment obtenir la certification Qualiopi.
L’audit de certification se distingue d’un contrôle administratif : il n’examine pas vos autres obligations réglementaires. Deux principes gouvernent tout le reste :
- la charge de la preuve vous revient : c’est au prestataire de démontrer qu’il respecte les exigences ;
- la conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre, pas sur la seule présence ou absence d’un document. Les exemples de preuves du guide illustrent, sans être exhaustifs.
L’appréciation reste proportionnée : une formation courte sur catalogue ne se juge pas comme un parcours certifiant de plusieurs mois.
Les trois audits d’un cycle de certification
La certification est délivrée pour trois ans. À la décision, le cycle démarre (mois 0) ; la surveillance intervient entre le mois 14 et le mois 22 ; le renouvellement précède l’échéance, au mois 36.
| Audit initial | Audit de surveillance | Audit de renouvellement | |
|---|---|---|---|
| Quand | Après le contrat et la mise en œuvre d’au moins une action par catégorie visée | Entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification | Avant l’échéance du certificat, assez tôt pour lever une éventuelle majeure |
| Objet | Vérifier les indicateurs applicables à vos catégories d’actions | Vérifier que le référentiel reste appliqué : socle d’indicateurs revus à chaque fois | Même déroulement que l’initial, plus le contrôle des actions correctives précédentes |
| Lieu | Dans vos locaux, en principe | En principe à distance ; sur site dans des cas listés (dont un audit initial réalisé à distance) ou à votre demande | Sur place, comme l’initial (à confirmer avec votre certificateur) |
| Durée (repère) | À partir d’un jour pour une structure simple | Plus courte : à partir d’une demi-journée | Comparable à l’initial |
La durée se compte en demi-journées. Elle dépend du chiffre d’affaires du dernier bilan pédagogique et financier (BPF), du nombre de sites et du nombre de catégories d’actions. Les grilles publiques de certificateurs donnent un repère (à partir d’un jour à l’initial et d’une demi-journée en surveillance, pour une structure simple à une seule catégorie, davantage selon le chiffre d’affaires) : à confirmer sur votre devis, qui fait foi. Le calcul est détaillé dans l’article sur la durée de l’audit et l’échantillonnage.
L’audit initial
Il a lieu une fois le contrat signé et au moins une action mise en œuvre dans chaque catégorie visée : une convention signée ne suffit pas, et une formation longue doit au moins avoir démarré. Documents à transmettre, déroulé d’une journée et rapport : voir l’article sur l’audit initial Qualiopi.
L’audit de surveillance
Le certificateur revoit au minimum les indicateurs qui avaient donné lieu à des non-conformités, ceux qui ne connaissent que la majeure, les indicateurs 1, 17 et 19 (et le 3 pour les organismes concernés), ainsi que l’affichage du certificat. Ne pas le réaliser dans la fenêtre expose le certificat à une suspension, selon les règles de votre certificateur. Voir l’audit de surveillance : quand, quoi, combien de temps.
L’audit de renouvellement
Il clôt le cycle et se déroule comme un audit initial, avec vérification des actions correctives de l’audit précédent. Il doit être programmé assez tôt pour qu’une majeure puisse être levée avant l’échéance : trois mois pour vous, puis un mois au plus pour le certificateur. Aucun allègement n’est prévu. Voir l’audit de renouvellement Qualiopi.
Le cas du nouvel entrant
Dans votre première année d’activité comme organisme de formation, ou en démarrant une nouvelle catégorie d’actions, onze indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32) suivent des modalités adaptées : formalisation du processus vérifiée à l’initial, mise en œuvre effective à la surveillance, dont la durée est majorée d’une demi-journée et qui revoit alors l’ensemble des indicateurs applicables. Voir le nouvel entrant et l’audit adapté.
Comment se déroule un audit, étape par étape ?
- Le contrat et le dossier. Vous transmettez votre identité juridique, votre numéro de déclaration d’activité (ou la preuve d’un dépôt de moins de trois mois), les catégories d’actions visées, une description de l’activité (distance, situation de travail, alternance, certifiante, sous-traitance), la liste des sites, un organigramme, votre dernier BPF et une déclaration sur l’honneur. Le certificateur propose une date d’audit dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat et des pièces.
- Le plan d’audit. Le certificateur communique le périmètre, les personnes à rencontrer et les indicateurs concernés. Les actions échantillonnées, elles, ne vous sont pas communiquées avant la réunion d’ouverture.
- La réunion d’ouverture. Le dirigeant, ou le salarié mandaté occupant un emploi permanent, justifie son identité et sa qualité avant le démarrage. Sa présence est obligatoire à tous les audits : voir la présence du dirigeant, les entretiens et les règles déontologiques.
- Les entretiens, la vérification documentaire et les observations. L’audit combine un ou plusieurs entretiens, l’examen de preuves et, le cas échéant (notamment sur site), des observations : visite des locaux, session de formation choisie par l’auditeur. Les indicateurs peuvent être audités dans l’ordre chronologique ou dans un autre.
- La clôture, le rapport et la décision. L’auditeur présente ses constats en fin d’audit (pratique courante). Ses conclusions, datées et signées, vous sont notifiées selon la procédure du certificateur, avec la ou les catégories d’actions concernées par chaque non-conformité. Le certificateur décide ensuite.
Comment l’auditeur choisit-il ce qu’il regarde ?
L’auditeur procède par échantillonnage : il examine des actions relevant de chacune des catégories pour lesquelles vous demandez la certification (actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage). L’échantillon doit être représentatif de votre activité sur la période de référence ; en surveillance, c’est celle qui sépare l’audit initial de l’audit en cours. Vous ne pouvez donc pas préparer « les bons dossiers » : tous doivent être présentables.
Le référentiel ne fixe pas le nombre d’actions à examiner pour un organisme sur un seul site : cela relève du certificateur. Pour les organismes multi-sites, l’arrêté modifié prévoit une formule : racine carrée du nombre de sites, arrondie à l’entier le plus proche (multipliée par 0,6 en surveillance, avec au moins un site non audité la fois précédente). Les non-conformités s’apprécient par catégorie d’actions : un écart peut suspendre la certification sur une catégorie seulement. Voir durée de l’audit et échantillonnage.
Ce que l’auditeur attend : des preuves, pas des promesses
Une preuve utile est datée, nominative et liée à une action réelle. La même peut servir plusieurs indicateurs, si elle est pertinente. Quelques exemples :
| Ce que vous affirmez | Preuve que l’auditeur peut demander | Indicateur |
|---|---|---|
| Le public est bien informé | Site, plaquette, programme avec objectifs, durée, tarifs, modalités et délais d’accès ; en V10, type de reconnaissance, modalités pédagogiques, financement | 1 |
| Vous adaptez la formation au stagiaire | Test ou entretien de positionnement renseigné, adaptations tracées | 8 à 10 |
| Vous évaluez l’atteinte des objectifs | Évaluations des acquis en cours et en fin de formation, remplies sur de vrais stagiaires | 11 |
| Vos intervenants sont compétents | CV, diplômes, évaluations, plan de développement des compétences | 21, 22 |
| Vous écoutez et traitez les retours | Questionnaires, registre des réclamations, actions engagées | 30, 31 |
| Vous améliorez votre offre | Plan d’amélioration, analyse des risques sur la qualité des formations (V10) | 32 |
L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité. Pour savoir quoi réunir critère par critère : les documents à fournir pour Qualiopi, les 7 critères et 33 indicateurs expliqués et notre auto-diagnostic Qualiopi V10 sous Excel, grille de départ pour mesurer vos écarts.
Non-conformités : mineure, majeure et délais de correction
Pour 16 indicateurs (1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 et 33), l’auditeur peut relever une non-conformité mineure en cas de respect partiel de l’attendu, ou majeure si l’attendu n’est pas du tout respecté. Pour les 17 autres, dans l’échantillon audité, le non-respect, même partiel, entraîne une majeure.
| Non-conformité mineure | Non-conformité majeure | |
|---|---|---|
| Que faire | Plan d’actions, mis en œuvre sous six mois | Actions effectives sous trois mois |
| Vérification | À l’audit suivant | Par le certificateur, au plus un mois après ces trois mois |
| Si non levée | Requalifiée en majeure ; au moins cinq mineures non levées à la décision valent une majeure | Audit initial : certification refusée. Surveillance ou renouvellement : suspension, puis retrait |
Ces délais sont ceux des règles d’audit en vigueur et courent à compter de la notification des non-conformités ; votre contrat de certification peut les préciser. Pour décider quoi corriger en premier : non-conformités Qualiopi, mineure ou majeure, puis les erreurs qui font échouer un audit Qualiopi.
Après l’audit : décision, certificat et suites
Le certificateur peut certifier uniquement les catégories d’actions conformes. Il ne délivre aucune certification tant qu’une majeure reste ouverte, et vérifie votre numéro de déclaration d’activité avant d’émettre le certificat, qui porte la portée de la certification et ses dates de début et d’échéance. Vous devez afficher le certificat dans vos locaux et sur votre site : ne pas le faire est une non-conformité majeure. Voir les règles du logo Qualiopi ; vos clients peuvent vérifier qu’un organisme est certifié.
Si une majeure n’est pas levée, la certification est suspendue, puis retirée ; une surveillance qui n’a pas lieu dans la fenêtre prévue expose aussi à une suspension, selon les règles de votre certificateur. Voir suspension, retrait, changement de certificateur.
Quel référentiel s’applique à votre audit : V9 ou V10 ?
« Qualiopi V10 » recouvre deux choses. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, qui fixe le texte des indicateurs (33 au lieu de 32), entre en vigueur le 1er novembre 2026. Le guide de lecture V10, qui précise niveau attendu et preuves, n’est pas publié à ce jour : on ne dispose que d’un document de travail. Selon ce document, une nouvelle version du guide s’applique aux audits dans un délai de deux mois au maximum après sa diffusion.
| Date de l’audit | Référentiel appliqué | Statut |
|---|---|---|
| Jusqu’au 31 octobre 2026 inclus | Référentiel actuel (« V9 »), 32 indicateurs | Établi |
| À partir du 1er novembre 2026 | Référentiel issu du décret : 33 indicateurs, dont le 33 réservé à l’apprentissage, quelle que soit la date de signature du contrat | Établi par le décret |
| Audit programmé avant le 1er novembre, réalisé après | Transition envisagée : référentiel actuel jusqu’au 31 décembre 2026, nouveau texte au-delà | Envisagé, non officialisé : à confirmer auprès de votre certificateur et dans le guide final |
Sauf transition retenue par votre certificateur, une surveillance ou un renouvellement réalisé après le 1er novembre est donc évalué sur le nouveau texte, même pour une certification obtenue sous l’ancien. Les certificateurs ne présentent pas tous cette transition de la même façon (date de programmation ou de réalisation, statut de l’organisme : selon Certifopac, les organismes déjà certifiés pourraient rester en V9 jusqu’au 31 décembre 2026) : demandez leur position par écrit. Parmi les indicateurs revus à chaque surveillance, les numéros 1, 3 et 19 sont modifiés par la V10. Voir Qualiopi V10 : tout ce qui change au 1er novembre 2026 et la date d’application et l’audit avant ou après le 1er novembre.
Pourquoi faire un audit blanc avant l’audit réel ?
Parce que l’absence de preuve se paie en non-conformité, et qu’il vaut mieux la découvrir quelques semaines avant qu’en réunion d’ouverture. L’audit blanc est une simulation : vous déroulez les indicateurs applicables comme le ferait un auditeur, vous échantillonnez des dossiers réels, vous notez les écarts et vous les corrigez. Notre repère de terrain : le programmer deux à trois mois avant l’audit réel, pour garder le temps de corriger.
Vous pouvez le conduire vous-même, avec la méthode, la grille et le déroulé en une journée de l’article sur l’audit blanc Qualiopi. Vous pouvez aussi le confier à un regard extérieur : c’est l’un des cœurs de métier de K-li-T, avec notre accompagnement Qualiopi. Si vous connaissez l’audit interne de l’ISO 9001, la logique est la même : programme, critères, constats, suites. L’article réaliser un audit interne ISO 9001 en donne le cadre.
Exemple illustratif : un cycle sur trois ans
Un organisme de formation fictif de huit personnes (bureautique et management), une seule catégorie d’actions, est certifié le 15 janvier 2025.
| Date | Étape | Référentiel |
|---|---|---|
| 15 janvier 2025 | Décision de certification, deux mineures traitées par un plan d’actions | Actuel (« V9 ») |
| 15 mars 2026 | Ouverture de la fenêtre de surveillance (14e mois) | Actuel jusqu’au 31 octobre 2026 |
| Août 2026 | Audit blanc interne sur trois dossiers de stagiaires et les indicateurs 1, 3, 17 et 19 | Préparation, sur le document de travail V10 |
| 9 novembre 2026 | Audit de surveillance planifié, à distance | Nouveau texte (confirmé par écrit par le certificateur) |
| 15 novembre 2026 | Fin de la fenêtre de surveillance (22e mois) | Nouveau texte |
| Juillet à septembre 2027 | Audit de renouvellement visé, avant l’échéance de mi-janvier 2028 | Nouveau texte |
Le dirigeant n’a pas attendu la dernière semaine de la fenêtre : un audit le 9 novembre laisse six jours de marge si la date doit être décalée. L’audit blanc d’août lui a fait mettre à jour l’information du public (indicateur 1) et compléter le suivi du travail à distance (indicateur 19). Dates et chiffres sont fictifs.
Les erreurs fréquentes
- Traiter l’audit en formalité et ne rassembler les preuves que la veille : l’auditeur s’en aperçoit au premier dossier.
- Oublier la présence du dirigeant ou envoyer quelqu’un qui n’est pas mandaté.
- Montrer des procédures sans traces d’application : un document seul ne prouve pas la mise en œuvre.
- Se tromper de référentiel : préparer l’audit du 10 novembre 2026 sur l’ancien texte, sans avoir fait confirmer par écrit le référentiel retenu par le certificateur.
- Laisser passer les délais de correction : trois mois pour une majeure, six mois pour un plan d’actions mineur.
- Programmer le renouvellement trop tard, sans marge pour lever une majeure.
- Négliger l’affichage du certificat, ou laisser s’écouler la fenêtre de surveillance.
À retenir
Un audit Qualiopi se prépare comme un examen sur preuves : trois audits en trois ans, un échantillon inconnu à l’avance, un dirigeant présent, des délais de correction de trois et six mois. À partir du 1er novembre 2026, c’est le référentiel du décret n° 2026-728 qui s’applique, avec un guide encore à l’état de document de travail. Un audit blanc deux à trois mois avant l’audit réel est le moyen le plus fiable de corriger à temps.
Questions fréquentes
Comment se passe un audit Qualiopi ?
L’auditeur vérifie vos indicateurs par des entretiens, un examen documentaire et parfois des observations, sur un échantillon d’actions de chaque catégorie. Le dirigeant est présent. Le rapport relève les éventuelles non-conformités, puis le certificateur décide.
Combien de temps dure un audit Qualiopi ?
La durée se compte en demi-journées selon le chiffre d’affaires du dernier BPF, le nombre de sites et de catégories d’actions. Pour une structure simple, les grilles de certificateurs partent d’environ un jour à l’initial et d’une demi-journée en surveillance (repères à confirmer sur votre devis). Votre contrat fait foi.
L’audit de surveillance est-il obligatoire ?
Oui. Il doit avoir lieu entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. S’il n’est pas réalisé, le certificat s’expose à une suspension (selon les règles de votre certificateur), puis à un retrait si la situation n’est pas régularisée.
Peut-on connaître à l’avance les formations auditées ?
Non. Vous recevez le plan d’audit (périmètre, personnes à rencontrer, indicateurs), mais les actions échantillonnées ne sont pas communiquées avant la réunion d’ouverture.
Que se passe-t-il s’il manque une preuve le jour de l’audit ?
L’absence de preuve est constatée comme une non-conformité, mineure ou majeure selon l’indicateur, avec un délai de correction de six ou de trois mois.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (il modifie l’annexe du référentiel national qualité du code du travail ; date de parution au Journal officiel et références à confirmer) ; source secondaire : Lefebvre Dalloz Formation, « Le référentiel national Qualiopi est actualisé ».
- Ministère du Travail (DGEFP), Référentiel national qualité, guide de lecture V10, document de travail (version « XXX 2026 », non finale).
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, modifié notamment par l’arrêté du 31 mai 2023 (en vigueur pour l’essentiel depuis le 1er septembre 2023), consulté via Centre Inffo, « Qualiopi : renforcement des audits » et la reproduction du texte sur marche-public.fr.
- DGEFP, Questions-Réponses : certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, version 2 (1er septembre 2023).
- Code du travail, articles L. 6316-1 à L. 6316-3 ; Centre Inffo, fiche 16-5 « Audit de surveillance de certification Qualiopi » (avril 2026) ; grilles publiques de certificateurs pour les durées.
- Les calendriers, exemples, délais repères et conseils de préparation sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : l’audit initial, l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement, le nouvel entrant, les non-conformités et le choix de l’organisme certificateur.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T accompagne les organismes de formation avant chaque audit. Notre audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé. Pour préparer votre audit avec un consultant, découvrez la page dédiée à l’accompagnement ou demandez un devis.
