Audit de renouvellement Qualiopi : préparer la fin des 3 ans
Qualiopi renouvellement : quand et comment s’y prendre ? La certification est valable trois ans : le renouvellement se sollicite au cours de la troisième année, et l’audit doit se tenir avant l’échéance, avec assez de marge pour corriger une éventuelle non-conformité majeure. L’audit de renouvellement se déroule comme un audit initial. Si le certificat expire sans renouvellement, vous êtes retiré de la liste des organismes certifiés et vous perdez l’accès aux fonds publics et mutualisés tant que vous n’êtes pas recertifié. Voici le calendrier à rebours, le déroulé, le changement de certificateur, l’effet de la V10 et un plan sur six mois.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les règles de renouvellement viennent de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié et des questions-réponses de la DGEFP (septembre 2023). Les exemples sont fictifs.
Combien de temps dure la certification Qualiopi ?
Trois ans. Le cycle démarre à la décision de certification, passe par un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois (voir l’audit de surveillance Qualiopi) et se termine par le renouvellement. L’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions ne prolonge pas cette durée. Le pilier l’audit Qualiopi de A à Z présente l’ensemble du cycle.
Quand lancer le renouvellement Qualiopi ?
Trois règles encadrent le calendrier :
- le renouvellement doit être sollicité au cours de la troisième année suivant la certification ;
- l’audit est programmé suffisamment en amont de l’échéance pour que les éventuelles non-conformités majeures soient levées avant celle-ci ;
- la décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration ; le nouveau certificat prend effet le lendemain de l’échéance du précédent.
Pour un organisme dont la date d’échéance est E, le calcul à rebours est le suivant :
| Repère | Délai | Explication |
|---|---|---|
| Décision du certificateur | Avant E | Le nouveau certificat prend effet le lendemain de E |
| Vérification par le certificateur | Jusqu’à 1 mois | Après les trois mois de correction d’une majeure |
| Correction d’une majeure | 3 mois | Actions effectives et preuves |
| Audit au plus tard (calcul de prudence) | E moins 4 mois | Somme des deux délais précédents, sans marge d’imprévu |
| Audit conseillé | E moins 5 à 6 mois | Marge pour un imprévu ou un report (repère de terrain) |
| Début de la préparation | E moins 10 à 12 mois | Six mois de préparation avant l’audit |
Chaque certificateur a ses règles propres : certains fixent leur propre date limite pour l’audit et relancent leurs clients plusieurs mois avant l’échéance (environ six mois pour Certifopac). Votre contrat fait foi ; fixez la date dès que vous passez sous douze mois de l’échéance.
Comment se déroule l’audit de renouvellement, et que demande l’auditeur ?
L’audit se tient sur place, conformément au déroulement d’un audit initial : plan d’audit, réunion d’ouverture avec le dirigeant ou son représentant, entretiens, vérification de preuves sur un échantillon d’actions de chaque catégorie, clôture et rapport. Le déroulé est détaillé dans l’audit initial Qualiopi. Trois spécificités :
- Les actions correctives sont contrôlées. Le certificateur vérifie la mise en œuvre du plan d’actions établi après l’audit précédent.
- Il faut du neuf à montrer. Pour être renouvelé, vous devez présenter au moins une nouvelle action (questions-réponses de la DGEFP).
- Aucun allègement. Les durées aménagées ne valent que pour l’audit initial ; la durée est recalculée d’après votre dernier bilan pédagogique et financier (BPF).
Les points de vigilance habituels : les indicateurs qui avaient donné lieu à des écarts, les réclamations reçues, les nouveautés du cycle (formations, modalités, sous-traitance) et les indicateurs que vous n’aviez pas fait auditer auparavant. L’auditeur regarde l’ensemble du cycle, pas une photographie. Comme toujours, l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.
Que se passe-t-il si l’audit révèle une non-conformité ?
| Constat | Ce que vous devez faire | Risque |
|---|---|---|
| Mineure | Plan d’actions, mis en œuvre sous six mois | Vérifiée à l’audit suivant ; requalifiée en majeure si non levée |
| Majeure | Actions effectives sous trois mois, puis vérification par le certificateur (un mois au plus) | Si elle n’est pas levée, la certification est suspendue ; faute de régularisation sous trois mois, elle est non renouvelée ou retirée |
Si les non-conformités ne peuvent pas être levées avant l’échéance, le certificat expire. Les délais de traitement continuent de s’appliquer, même si la décision tombe après l’expiration, mais vous restez hors de la liste des organismes certifiés dans l’intervalle. Les conséquences et les démarches de reprise sont détaillées dans suspension, retrait, changement de certificateur.
Peut-on changer de certificateur au renouvellement ?
Oui. Le renouvellement est le moment naturel pour comparer (quel organisme certificateur choisir). Trois points à respecter :
- Une déclaration attestant que vous n’avez pas conclu de nouveau contrat avec un autre certificateur pour les mêmes catégories d’actions, avec la date de fin de votre certification en cours.
- Le transfert du dossier : le nouveau certificateur récupère auprès de l’ancien votre certificat, le dossier de non-conformités, le plan d’actions, l’état de leur résolution et les éventuelles réclamations. Vos écarts passés ne s’effacent donc pas.
- Un calendrier tenu : signez avant la fin du cycle en cours, de façon que l’audit se tienne avant l’échéance du certificat actuel.
Renouvellement après le 1er novembre 2026 : ce que la V10 change
Un renouvellement réalisé à partir du 1er novembre 2026 est évalué en principe sur le texte issu du décret n° 2026-728, même si le cycle a démarré sous l’ancien. Le guide de lecture V10 n’est pas publié ; une transition pour les audits déjà programmés est envisagée, sans être officialisée, et les certificateurs ne la présentent pas tous de la même façon (selon Certifopac, les organismes déjà certifiés pourraient passer leur renouvellement en V9 jusqu’au 31 décembre 2026). À confirmer par écrit auprès de votre certificateur ; consultez date d’application et audit avant ou après le 1er novembre.
Ce qu’il faut revoir avant un renouvellement sous le nouveau texte :
| Thème | Indicateurs | À préparer |
|---|---|---|
| Information et résultats | 1, 2, 3 | Reconnaissance délivrée, modalités pédagogiques et de financement, mode de calcul des résultats, poursuites d’études |
| Certification visée | 7 | Preuve de la capacité à assurer la certification, y compris l’habilitation |
| Parcours et prévention | 12 (et 14, 15 pour les CFA) | Prévention des ruptures, traitement des violences, du harcèlement et des discriminations |
| Distance et pilotage | 19 (et 20 pour les CFA) | Preuve du suivi des modules à distance |
| Sous-traitance | 27 | Traçabilité dans les contrats, portage salarial inclus |
| Retours et amélioration | 30, 31, 32 (et 33 pour les CFA) | Financeurs sollicités, analyse des risques, évaluation des enseignements |
Le détail de chaque évolution est dans Qualiopi V10 : tout ce qui change au 1er novembre 2026.
Un plan de préparation sur six mois
Repère de terrain K-li-T. Le mois 0 est celui de l’audit réel ; il se situe à E moins 4 à 6 mois.
| Mois | Actions | Livrable |
|---|---|---|
| M moins 6 | Relever la date d’échéance, relire les rapports d’audit, lister les changements du cycle, décider du certificateur | Fiche de cadrage |
| M moins 5 | État des lieux avec l’auto-diagnostic Qualiopi V10 | Liste d’écarts priorisée |
| M moins 4 | Combler les écarts V10 : information du public, indicateurs de résultats, prévention des violences, suivi à distance, contrats de sous-traitance | Documents et procédures à jour |
| M moins 3 | Constituer un dossier de preuves par catégorie d’actions, à partir des actions du cycle ; contrôler registre des réclamations et plan d’amélioration | Dossiers par catégorie |
| M moins 2 | Audit blanc sur des dossiers tirés au sort | Rapport d’écarts |
| M moins 1 | Corriger, confirmer la date, mandater le dirigeant ou son représentant | Plan d’actions soldé |
| M 0 | Audit de renouvellement | Rapport |
Un accompagnement Qualiopi peut prendre en charge l’état des lieux V10 et la simulation d’audit.
Exemple illustratif : un renouvellement en 2027
Un organisme fictif de douze personnes (langues et informatique), certifié pour les actions de formation et les bilans de compétences, voit son certificat expirer le 7 septembre 2027. Il fixe l’audit réel au 12 avril 2027, soit près de cinq mois avant l’échéance. Marge de sécurité : si une majeure est relevée, trois mois pour la corriger (12 juillet), puis un mois au plus pour le certificateur (12 août) laissent encore près de quatre semaines avant le 7 septembre. Sa préparation démarre le 12 octobre 2026, avec un audit blanc mi-février 2027 qui révèle l’absence de relances tracées pour un parcours à distance : l’écart est corrigé avant l’audit réel. Dates et constats sont fictifs.
Les erreurs fréquentes
- Regarder le calendrier trop tard : fixez la date d’audit dès que vous passez sous douze mois de l’échéance.
- Programmer l’audit à deux mois de l’échéance, sans marge pour une majeure.
- Arriver sans action nouvelle à présenter.
- Ne pas avoir soldé les plans d’actions de la surveillance.
- Préparer sur l’ancien texte alors que le renouvellement tombe après le 1er novembre 2026, sans confirmation écrite du certificateur.
- Signer avec un nouveau certificateur sans prévenir l’ancien, ou signer deux contrats pour les mêmes catégories.
À retenir
Trois ans de validité, une demande dans la troisième année, un audit visé au plus tard quatre mois avant l’échéance (calcul de prudence ; cinq à six pour la sécurité), une nouvelle action à présenter et aucun allègement. Après le 1er novembre 2026, le renouvellement se juge en principe sur le texte du décret n° 2026-728 (transition envisagée, à confirmer). Commencez la préparation dix à douze mois avant l’échéance, avec un audit blanc à M moins 2.
Questions fréquentes
Combien de temps dure la certification Qualiopi ?
Trois ans à compter de la décision de certification, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois et un audit de renouvellement avant l’échéance.
Quand demander le renouvellement de Qualiopi ?
Au cours de la troisième année suivant la certification. Programmez l’audit avec votre certificateur dès que vous passez sous douze mois d’échéance, pour viser un audit au moins quatre mois avant (repère de calcul).
Que se passe-t-il si mon certificat Qualiopi expire ?
Vous êtes retiré de la liste des organismes certifiés et ne pouvez plus accéder aux fonds publics ou mutualisés tant que vous n’êtes pas recertifié. Les délais de traitement des non-conformités restent applicables.
L’audit de renouvellement est-il plus léger que l’audit initial ?
Non. Il se déroule comme un audit initial, sans allègement, avec en plus le contrôle des actions correctives de l’audit précédent et la présentation d’au moins une nouvelle action.
Peut-on changer d’organisme certificateur au renouvellement ?
Oui, avec une déclaration d’absence de contrat concurrent et la transmission du dossier de non-conformités par l’ancien certificateur au nouveau.
Sources
- DGEFP, Questions-Réponses : certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, version 2 (1er septembre 2023) : questions 4.6, 5.5, 6.1 à 6.4.
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, modifié notamment par l’arrêté du 31 mai 2023 (en vigueur pour l’essentiel depuis le 1er septembre 2023), consulté via Centre Inffo, « Qualiopi : renforcement des audits » et la reproduction du texte sur marche-public.fr.
- Règles de certification et supports de certificateurs (LQS, juillet 2023 ; Certifopac, webinaire sur le renouvellement, 2023) pour les pratiques de programmation, propres à chaque certificateur.
- Ministère du Travail (DGEFP), Référentiel national qualité, guide de lecture V10, document de travail (version « XXX 2026 », non finale) ; décret n° 2026-728 du 1er août 2026 ; code du travail, article L. 6316-1.
- Le calendrier à rebours conseillé, le plan sur six mois et l’exemple sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : l’audit Qualiopi de A à Z, l’audit de surveillance, date d’application et audit avant ou après le 1er novembre, suspension, retrait et changement de certificateur, les 12 indicateurs modifiés par la V10 et le coût de Qualiopi.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T accompagne les organismes de formation jusqu’à leur renouvellement. Notre audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé. Pour préparer la fin de vos trois ans, consultez notre accompagnement au renouvellement Qualiopi ou demandez un devis.
