Audit initial Qualiopi : déroulement, durée et préparation
Qu’est-ce qu’un audit initial Qualiopi, et comment se déroule-t-il ? C’est le premier audit de votre cycle de certification. Un auditeur mandaté par l’organisme certificateur vérifie, preuves à l’appui, que vos processus respectent les indicateurs du référentiel national qualité pour les catégories d’actions demandées. Le parcours suit un fil constant : dossier préalable, plan d’audit, réunion d’ouverture, entretiens et examen de preuves sur un échantillon d’actions, clôture, rapport, décision. Voici les prérequis, le déroulé type d’une journée, la durée et la suite.
Note de méthode : cet article s’appuie sur l’arrêté du 6 juin 2019 modifié (modalités d’audit), les questions-réponses de la DGEFP de septembre 2023 et le document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). Les horaires et délais repères sont des constats de terrain de K-li-T, à confirmer avec votre certificateur. Les exemples sont fictifs.
Qu’est-ce qu’un audit initial Qualiopi ?
L’audit initial ouvre la certification, délivrée ensuite pour trois ans. Il porte sur les indicateurs applicables aux catégories d’actions que vous visez : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE), apprentissage. Il sera suivi d’un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis d’un renouvellement avant l’échéance : le cycle complet est présenté dans notre pilier l’audit Qualiopi de A à Z.
Les nouveaux entrants (première année d’activité, ou nouvelle catégorie d’actions) bénéficient de modalités adaptées pour onze indicateurs : le certificateur vérifie que le processus est formalisé, et sa mise en œuvre l’est à la surveillance. Voir le nouvel entrant et l’audit adapté.
Quels sont les prérequis pour passer l’audit initial ?
- Un contrat avec un organisme certificateur accrédité par le Cofrac (ou en cours d’accréditation) ou une instance de labellisation reconnue par France Compétences. Pour comparer, voir quel organisme certificateur choisir.
- Une action réellement mise en œuvre dans chaque catégorie visée. La signature d’une convention de formation ne suffit pas ; pour une formation longue, elle doit au moins avoir démarré (questions-réponses de la DGEFP).
- Un numéro de déclaration d’activité, ou la preuve d’un dépôt de moins de trois mois. Le certificateur en vérifie la validité avant d’émettre le certificat.
- Une déclaration sur l’honneur : pas de contrat avec un autre certificateur pour les mêmes catégories d’actions.
- Un lieu d’audit. L’audit se tient en principe dans vos locaux. Sans locaux dédiés aux actions, les parties conviennent d’un autre lieu, mais une rencontre physique reste nécessaire.
Quels documents transmettre avant l’audit ?
Avant l’audit, le certificateur collecte des éléments administratifs. Un dossier incomplet retarde la date.
| Pièce transmise au certificateur | Remarque |
|---|---|
| Dénomination, SIREN, statut juridique, coordonnées du dirigeant | Le dirigeant justifiera son identité et sa qualité le jour de l’audit |
| Numéro de déclaration d’activité (ou preuve de dépôt de moins de trois mois) | Contrôlé avant l’émission du certificat |
| Catégories d’actions visées et description de l’activité | Précisez distance, situation de travail, alternance, certifiante, sous-traitance |
| Liste exhaustive des sites, organigramme nominatif et fonctionnel, certifications ou labels existants | Aucun site ne peut être écarté ; l’organigramme est demandé à tous |
| Dernier bilan pédagogique et financier (BPF) | Organisme récent : état des produits par catégorie de financeur |
| Déclaration sur l’honneur datée et signée | Un seul certificateur pour les mêmes catégories |
Ces pièces ne sont pas les preuves d’audit, présentées le jour même, indicateur par indicateur : voir les documents à fournir pour Qualiopi.
Comment se déroule une journée d’audit initial ?
Le certificateur vous remet un plan d’audit : périmètre, personnes à rencontrer, indicateurs concernés. L’ordre des indicateurs est libre : l’audit peut suivre l’ordre chronologique ou un autre, selon les liens de cohérence entre eux. Voici une journée type (repère de terrain K-li-T ; votre plan d’audit prévaut).
| Horaire repère | Étape | Ce qui s’y passe |
|---|---|---|
| 9 h 00 | Accueil | Le dirigeant (ou le salarié mandaté occupant un emploi permanent) justifie son identité et sa qualité |
| 9 h 15 | Réunion d’ouverture | Rappel du périmètre et du déroulé ; l’échantillon d’actions est présenté pour la première fois |
| 9 h 45 | Critères 1 à 3 | Information du public, objectifs et adaptation des prestations, accueil et suivi : entretiens et dossiers |
| 12 h 30 | Pause | |
| 13 h 30 | Critères 4 à 6 | Moyens pédagogiques et techniques, compétences des intervenants, veilles, handicap, réseau |
| 15 h 30 | Critère 7 | Appréciations, réclamations, amélioration continue |
| 16 h 30 | Synthèse de l’auditeur | L’auditeur arrête ses constats, seul |
| 17 h 00 | Réunion de clôture | Constats, non-conformités éventuelles, suites et calendrier |
L’audit repose sur un ou plusieurs entretiens, une vérification documentaire et, sur site, des observations (visite des locaux, session de formation choisie au regard du programme). Prévoyez la disponibilité du dirigeant, de la personne qui gère la pédagogie et l’administratif, et d’au moins un formateur. L’auditeur vérifie aussi le respect des règles déontologiques et éthiques de la formation : voir la présence du dirigeant, les entretiens et les règles déontologiques.
Ce que l’auditeur attend le jour de l’audit
Il attend des preuves liées à de vrais dossiers : un dossier de stagiaire complet (convention, positionnement, émargement, évaluation, satisfaction), un programme à jour, la fiche et les justificatifs d’un intervenant, le registre des réclamations. L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité : une pièce « qu’on aurait » ne compte pas.
Comment l’auditeur choisit-il les formations auditées ?
L’auditeur procède par échantillonnage d’actions relevant de chacune des catégories pour lesquelles vous demandez la certification. L’échantillon doit être représentatif de votre activité sur la période de référence ; il n’est pas communiqué avant la réunion d’ouverture. Repère de terrain : avoir, pour chaque catégorie, deux ou trois dossiers complets accessibles, et pouvoir retrouver les autres en quelques minutes. Le calcul pour les organismes multi-sites est dans durée de l’audit et échantillonnage.
Combien de temps dure l’audit initial ?
La durée se compte en demi-journées, de la réunion d’ouverture à la réunion de clôture (préparation et rédaction du rapport exclues). Elle dépend du chiffre d’affaires du dernier BPF, du nombre de sites et du nombre de catégories d’actions. Si l’audit révèle des éléments nouveaux (nombre de sites inexact, catégorie supplémentaire), le certificateur ajuste la durée ou programme un audit complémentaire.
Les grilles publiques de certificateurs donnent un repère : à partir d’un jour environ pour une structure simple à une seule catégorie, davantage selon le chiffre d’affaires et le nombre de catégories ou de sites. Ce repère est à confirmer sur votre devis, qui fait foi.
Que se passe-t-il après l’audit ?
Les conclusions de l’auditeur, datées et signées, vous sont notifiées, avec la ou les catégories d’actions concernées par chaque non-conformité.
| Constat | Ce que vous devez faire | Si rien n’est fait |
|---|---|---|
| Mineure (respect partiel d’un indicateur pondéré) | Plan d’actions, mis en œuvre sous six mois | Vérifiée à l’audit suivant ; requalifiée en majeure si non levée |
| Majeure | Actions effectives sous trois mois, puis vérification par le certificateur (un mois au plus) | Certification refusée ; nouvel audit initial |
| Au moins cinq mineures non levées à la décision | Comme pour une majeure | Idem |
Le certificateur peut certifier uniquement les catégories conformes. Le certificat indique la portée de la certification et ses dates de début et d’échéance ; vous devez l’afficher dans vos locaux et sur votre site. La pondération est expliquée dans non-conformités Qualiopi : mineure ou majeure.
Et avec la V10 ?
Un audit initial réalisé à partir du 1er novembre 2026 porte sur le référentiel issu du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (33 indicateurs, dont le 33 réservé à l’apprentissage), quelle que soit la date de signature du contrat. Le guide de lecture V10 n’est pas publié ; une transition pour les audits déjà programmés est envisagée, non officialisée, et les certificateurs ne la présentent pas tous de la même façon (selon Certifopac, par exemple, les audits initiaux relèvent de la V10 dès le 1er novembre, d’après la date de réalisation) : à confirmer par écrit auprès de votre certificateur. Voir date d’application et audit avant ou après le 1er novembre.
Comment se préparer en douze semaines ?
Plan de préparation, repère de terrain K-li-T :
- Semaines 12 à 10 : état des lieux indicateur par indicateur avec l’auto-diagnostic Qualiopi V10 ; vérifier qu’une action a été réalisée dans chaque catégorie visée.
- Semaines 10 à 8 : conduire un audit blanc Qualiopi sur des dossiers tirés au sort, avec quelqu’un qui n’a pas construit le système.
- Semaines 8 à 2 : combler les écarts (information du public, évaluations, réclamations, dossiers des intervenants) et regrouper les preuves en un espace unique.
- Semaines 2 à 1 : mandater et informer le dirigeant ou son représentant, préparer la salle et les accès.
Un accompagnement Qualiopi permet de jouer l’audit en conditions réelles avant la date.
Exemple illustratif : un audit initial d’un petit organisme
Un organisme fictif de trois salariés et six intervenants externes demande la certification pour les actions de formation. Dernier BPF : 180 000 euros de produits ; un seul site ; son certificateur prévoit une journée et demie.
| Indicateur | Constat de l’auditeur | Nature |
|---|---|---|
| 1 | Le tarif manque sur une fiche programme du site | Mineure (information partiellement accessible) |
| 8 | Le positionnement n’est pas tracé sur un des quatre dossiers échantillonnés | Mineure (respect partiel) |
| 21 | Le CV d’un formateur externe n’est pas au dossier | Majeure (indicateur sans gradation) |
L’organisme renseigne les tarifs, bâtit un plan d’actions pour tracer le positionnement et récupère le CV et les diplômes du formateur en deux semaines, bien avant le délai de trois mois. Le certificateur vérifie la majeure, puis délivre le certificat. Montants et constats sont fictifs.
Les erreurs fréquentes
- Demander l’audit trop tôt, sans action réalisée dans l’une des catégories visées.
- Confondre procédure et preuve : une procédure rédigée n’établit pas qu’elle a été appliquée.
- Préparer deux dossiers vitrines alors que l’échantillon est choisi par l’auditeur.
- Oublier de mandater le dirigeant ou son représentant, ou envoyer quelqu’un qui ne peut pas justifier sa qualité.
- Disperser les preuves entre messageries, classeurs et outils.
- Négliger les indicateurs sans gradation : sur 17 indicateurs, un manquement partiel est déjà une majeure.
À retenir
L’audit initial se joue en amont : une action réelle par catégorie, un dossier administratif complet, des preuves retrouvables en quelques minutes. Le jour J, le dirigeant est là, l’échantillon est inconnu et l’absence de preuve coûte une non-conformité. Prévoyez trois mois pour une majeure, six mois pour un plan d’actions mineur, et testez-vous avec un audit blanc.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un audit initial Qualiopi ?
C’est le premier audit de certification, mené par un auditeur du certificateur sur les indicateurs applicables à vos catégories d’actions. S’il est concluant, il débouche sur un certificat valable trois ans.
Combien de temps dure un audit initial Qualiopi ?
La durée se compte en demi-journées selon le chiffre d’affaires du dernier BPF, le nombre de sites et de catégories. Les grilles de certificateurs partent d’environ un jour pour une structure simple (repère à confirmer). Votre devis et votre plan d’audit font foi.
L’audit initial se fait-il à distance ?
En principe non : l’auditeur se rend dans vos locaux (l’audit initial à distance n’a été admis qu’à titre transitoire, pendant la crise sanitaire). Sans locaux dédiés aux actions, vous convenez d’un autre lieu avec le certificateur, et une rencontre physique reste nécessaire.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure ?
Vous avez trois mois pour mettre en œuvre des actions effectives, que le certificateur vérifie ensuite. Si la majeure n’est pas levée, la certification est refusée et il faut repasser un audit initial.
Sources
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité, modifié notamment par l’arrêté du 31 mai 2023 (en vigueur pour l’essentiel depuis le 1er septembre 2023), consulté via Centre Inffo, « Qualiopi : renforcement des audits » et la reproduction du texte sur marche-public.fr.
- DGEFP, Questions-Réponses : certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, version 2 (1er septembre 2023) : prérequis, durée, nouveaux entrants, non-conformités.
- Ministère du Travail (DGEFP), Référentiel national qualité, guide de lecture V10, document de travail (version « XXX 2026 », non finale) ; décret n° 2026-728 du 1er août 2026.
- Les horaires, le plan de préparation, les délais repères et l’exemple sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : l’audit Qualiopi de A à Z, l’audit blanc, la durée de l’audit et l’échantillonnage, les documents à fournir, les erreurs qui font échouer un audit et comment obtenir la certification.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T prépare les organismes de formation à leur premier audit. Notre audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé. Pour une préparation à l’audit initial avec un consultant, consultez la page préparer l’audit initial avec K-li-T ou demandez un devis.
