Audit Qualiopi V10 : présence du dirigeant, entretiens et règles déontologiques
Qui doit participer à l’audit Qualiopi ? Le dirigeant de l’organisme, ou un salarié qu’il a mandaté et qui occupe un emploi permanent : leur présence est obligatoire, et la personne présente justifie son identité et sa qualité avant le démarrage. Les autres participants dépendent des indicateurs sondés et des actions échantillonnées. Voici, d’après le document de travail du guide V10, comment l’audit est conduit, qui rencontrer en entretien, ce que recouvrent les règles déontologiques, quelles questions attendre et comment préparer le dirigeant.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Qui doit participer à l’audit Qualiopi ? La présence du dirigeant
Le document de travail du guide V10 rappelle que les différents audits exigent la présence obligatoire du dirigeant de l’organisme ou du salarié mandaté par lui occupant un emploi permanent. Avant le démarrage, cette personne doit justifier son identité et sa qualité auprès de l’auditeur. La règle concerne l’audit initial, l’audit de surveillance et le renouvellement, présentés dans L’audit Qualiopi de A à Z. Elle fait partie de ce qui est résumé dans Qualiopi V10 : tout ce qui change au 1er novembre 2026.
Concrètement :
- Le dirigeant est le gérant, le président ou le directeur selon votre forme juridique. Pour un formateur indépendant, c’est vous.
- Le salarié mandaté doit être un salarié de l’organisme en emploi permanent : ni un consultant, ni un formateur sous-traitant. Un mandat écrit, daté et signé est un repère de terrain prudent.
- Identité et qualité : prévoyez une pièce d’identité et un justificatif de la qualité (extrait d’immatriculation ou statuts pour le dirigeant, mandat et contrat de travail pour le salarié). Demandez à votre certificateur ce qu’il accepte.
- En cas d’empêchement, le document de travail ne décrit pas de suite, mais la règle est formulée comme obligatoire : choisissez la date avec le certificateur, désignez un suppléant mandaté et prévenez-le sans attendre.
Un consultant peut vous préparer, voire vous assister si votre certificateur l’accepte, mais il ne remplace ni le dirigeant ni le salarié mandaté.
Ce que l’auditeur attend : la conduite de l’audit
L’audit repose sur un ou plusieurs entretiens, une vérification documentaire et, le cas échéant, notamment sur site, des observations. Ce que cela implique pour vous :
| Ce que dit le document de travail | Ce que cela change pour vous |
|---|---|
| Le prestataire a la charge de démontrer | Préparez des exemples d’actions réelles, pas seulement des documents |
| Les preuves sont des exemples ; la conformité repose sur l’appréciation de la mise en œuvre | Un même document peut servir plusieurs indicateurs, mais l’auditeur veut en voir l’usage |
| L’auditeur échantillonne des actions de chaque catégorie demandée | Soyez prêt à présenter n’importe quelle action de ces catégories (échantillonnage) |
| Les indicateurs peuvent être audités dans un autre ordre que le référentiel | Classez vos preuves pour les retrouver vite, quel que soit l’ordre |
| Mineure ou majeure pour 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 et 33 ; majeure dès l’écart partiel pour les autres | Sécurisez d’abord les indicateurs sans tolérance |
| Nouveaux entrants : formalisation à l’audit initial, mise en œuvre vérifiée en surveillance pour 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 | Voir nouvel entrant et audit adapté |
Pour une action menée en sous-traitance, la vérification dépend des missions confiées par le contrat ; sans contrat qui les identifie, tous les indicateurs applicables à la catégorie sont vérifiés.
Qui rencontrer en entretien ?
Le document de travail ne liste pas les interlocuteurs : l’auditeur rencontre ceux qui font vivre les indicateurs sondés. Ce tableau est un repère de terrain.
| Interlocuteur | Indicateurs souvent concernés | Ce qu’il doit pouvoir montrer |
|---|---|---|
| Dirigeant ou salarié mandaté | 23, 27, 30 à 32 | Pilotage, décisions prises à partir des retours, moyens |
| Pilote qualité | 23 à 25, 30 à 32 | Où se trouve chaque preuve et qui la tient à jour |
| Responsable pédagogique | 4 à 8, 11, 19 | Conception, positionnement, évaluation, suivi à distance |
| Formateurs, internes et parfois externes | 10, 11, 12, 18, 21 | Pratiques réelles, connaissance des procédures |
| Administratif et commercial | 1 à 3, 9, 31 | Information du public, accueil, réclamations |
| Référents handicap et violences | 12, 26 | Réseau de partenaires, procédure, canal, traçabilité |
Dans un CFA, s’y ajoutent les personnes dédiées à la mobilité, les membres du conseil de perfectionnement et les tuteurs ou maîtres d’apprentissage (Qualiopi CFA et apprentissage). Lors d’un audit sur site, l’auditeur peut aussi visiter une session choisie.
Proportionnalité et règles déontologiques et éthiques
L’auditeur apprécie les exigences de façon proportionnée et cohérente avec vos formations : courtes ou longues, individualisées ou sur catalogue, certifiantes ou non. Une formation d’un jour au catalogue n’appelle pas la même formalisation qu’un parcours certifiant de plusieurs mois, et un indépendant peut assurer seul plusieurs fonctions.
Le document de travail demande aussi de vérifier le respect des règles déontologiques et éthiques du domaine de la formation, sans en dresser la liste. Selon notre lecture de terrain, elles apparaissent à travers :
- l’honnêteté de l’information au public, sans mention de nature à induire en erreur (indicateur 1) ;
- la prévention et le traitement des violences, du harcèlement et des discriminations (indicateur 12, et 14 et 15 en CFA) ;
- le consentement et la confidentialité pour un bilan de compétences, que le document rattache à l’article L. 6313-4 du code du travail ;
- l’accueil des personnes en situation de handicap (26).
L’auditeur ne cherche pas un code de déontologie : il regarde si ce que vous dites au public, aux stagiaires et aux financeurs est exact, respectueux et confidentiel. Les organismes certifiés au titre de l’apprentissage ont une exigence particulière, définie dans les indicateurs concernés.
Questions types posées en entretien
Voici des formulations plausibles, rédigées par K-li-T, non issues du guide.
| Interlocuteur | Question type | Indicateur |
|---|---|---|
| Dirigeant | « Comment vos formations sont-elles présentées au public, et qui valide ces informations ? » | 1 |
| Dirigeant | « Comment suivez-vous les évolutions réglementaires, par exemple le décret du 1er août 2026 ? » | 23 |
| Dirigeant | « Qu’avez-vous changé après les réclamations ? Quels risques avez-vous identifiés ? » | 31, 32 |
| Responsable pédagogique | « Pour cette formation, comment avez-vous analysé le besoin et vérifié les acquis à l’entrée ? » | 4, 8 |
| Formateur | « Que faites-vous si un stagiaire décroche ? Comment adaptez-vous la séance à un stagiaire en situation de handicap ? » | 10, 26 |
| Formateur à distance | « Comment savez-vous qu’un apprenant a suivi le module 3 ? Qu’avez-vous fait face à une inactivité ? » | 19 |
| Référent violences | « Un stagiaire signale un comportement déplacé pendant une formation de trois jours : que se passe-t-il ? » | 12 |
| Administratif | « Montrez-moi la convocation, le règlement intérieur et la dernière réclamation traitée. » | 9, 31 |
| Dirigeant | « Pour ce formateur sous-traitant, où voyez-vous la conformité au référentiel dans le contrat ? » | 27 |
Télécharger le modèle : Fiche de préparation du dirigeant à l’audit (Word), prêt à remplir, avec un exemple rempli.
Préparer le dirigeant : la fiche de préparation
La fiche de préparation du dirigeant à l’audit est un document Word à remplir avec votre pilote qualité, en une heure environ, quelques jours avant l’audit. Elle réunit sur un seul support ce que la personne présente doit avoir en tête : l’identité et le justificatif de qualité (ou le mandat), le périmètre de la certification et les catégories d’actions, les chiffres clés de l’activité, l’organisation de la journée et les personnes à mobiliser, les documents à tenir prêts par critère, les évolutions V10 déjà mises en œuvre, les points forts et les points sensibles, et vos réponses aux questions types. Un exemple rempli est inclus dans le fichier.
Une fois la fiche remplie, faites une simulation d’entretien de 30 minutes avec les questions du tableau : un audit blanc Qualiopi la rend plus réaliste.
Un point sensible mérite l’attention du dirigeant : pour l’indicateur 23, le document de travail mentionne la vérification du dépôt formel des comptes (articles L. 232-21 et suivants du code de commerce), dont le non-respect entraîne une non-conformité majeure. À confirmer dans le guide final ; vérifiez dès maintenant votre situation avec votre expert-comptable. Pour être accompagné dans cette préparation, vous pouvez préparer l’audit avec un consultant.
Exemple illustratif
Un organisme de formation fictif de douze salariés (actions de formation et bilans de compétences) passe son audit initial. La directrice est indisponible le jour fixé : dix jours avant, elle mandate par écrit la responsable administrative et financière, en CDI depuis 2019, qui remplit la fiche avec le pilote qualité.
| Heure | Séquence | Participants |
|---|---|---|
| 9 h 00 | Identité et qualité, rappel du périmètre | Responsable mandatée, pilote qualité |
| 9 h 30 | Pilotage et information du public | Responsable mandatée, pilote |
| 11 h 00 | Conception et évaluation sur trois actions échantillonnées (deux formations, un bilan de compétences) | Responsable pédagogique |
| 13 h 30 | Pratiques, suivi à distance, signalement | Deux formateurs |
| 15 h 00 | Sous-traitance, réclamations, amélioration | Responsable mandatée, administratif |
| 16 h 30 | Handicap, bilan de fin d’audit | Référent handicap, responsable mandatée |
Les formateurs avaient été prévenus une semaine avant des thèmes abordés : ils connaissaient la procédure de signalement et savaient montrer un exemple d’adaptation.
Les erreurs fréquentes
- Un dirigeant absent, ou un mandat donné à un prestataire externe plutôt qu’à un salarié permanent.
- Aucun justificatif d’identité et de qualité prêt au démarrage.
- Un dirigeant qui découvre son dossier le jour même.
- Des formateurs non informés des procédures sur les violences ou le handicap.
- Des réponses théoriques, sans exemple d’une action réelle.
- Des chiffres différents entre le dirigeant et les supports publiés (taux de satisfaction, nombre de stagiaires).
- Oublier le contrôle du dépôt des comptes, quand il s’applique.
À retenir
Le dirigeant ou le salarié mandaté en emploi permanent est présent, avec identité et qualité justifiées. L’auditeur mène des entretiens, vérifie les preuves et échantillonne des actions, de façon proportionnée, en vérifiant aussi les règles déontologiques et éthiques. Préparer la personne présente, avec une fiche et une simulation, pèse autant que préparer les documents.
Questions fréquentes
Le dirigeant doit-il vraiment être présent à l’audit ?
Oui : le document de travail exige la présence du dirigeant ou du salarié qu’il a mandaté et qui occupe un emploi permanent. Un formateur indépendant est son propre dirigeant.
Qui peut être le salarié mandaté ?
Un salarié de l’organisme en emploi permanent, mandaté par le dirigeant. Un consultant ou un formateur sous-traitant ne remplit pas cette condition.
Les formateurs doivent-ils assister à l’audit ?
Parmi les participants, le document de travail ne rend obligatoire que la présence du dirigeant ou du salarié mandaté. L’auditeur peut en revanche vouloir rencontrer des formateurs : demandez à votre certificateur la liste des personnes sollicitées.
Que recouvrent les règles déontologiques et éthiques ?
Le document de travail ne les détaille pas. On les retrouve dans l’honnêteté de l’information, la confidentialité, le consentement, la prévention des violences et des discriminations et l’accueil du handicap.
Que se passe-t-il si le dirigeant est absent ?
Le document de travail ne décrit pas de suite. La présence étant obligatoire, prévenez votre certificateur dès que vous avez un empêchement et désignez un suppléant mandaté.
Sources
- Ministère du Travail, DGEFP, Référentiel national qualité, document de travail du guide de lecture V10 (version non finale, « XXX 2026 ») : conduite de l’audit, pondération, nouveaux entrants, sous-traitance, indicateurs 9, 12, 17, 23 et 26.
- Légifrance, Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité).
- Code du travail, article L. 6313-4 : consentement et confidentialité du bilan de compétences.
- La liste des interlocuteurs, les questions types, le planning et la fiche de préparation sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : Qualiopi V10 : tout ce qui change, l’audit Qualiopi de A à Z, l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit blanc.
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