Durée de l’audit et échantillonnage : comment l’auditeur choisit vos formations
Combien de temps dure l’audit Qualiopi ? Pour un petit organisme qui ne demande que la catégorie « actions de formation », l’audit initial dure de 1 jour à 2 jours selon le chiffre d’affaires de formation, et la surveillance de 0,5 jour à 1,5 jour, d’après les barèmes de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié. La durée augmente avec les catégories d’actions et les sites. L’auditeur ne regarde pas tout : il échantillonne vos actions. Voici les durées, les modalités sur site ou à distance, et la manière de préparer l’échantillon.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026, document de travail du guide de lecture V10 (version non finale), arrêté du 6 juin 2019 modifié et questions-réponses du ministère du Travail de septembre 2023. À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Quelle est la durée d’un audit Qualiopi ?
Le ministère précise, dans ses questions-réponses de septembre 2023, que les durées de l’arrêté valent pour un audit sur site comme à distance, et se comptent de la réunion d’ouverture à la fin de la réunion de clôture. La préparation, la planification et la rédaction du rapport n’y sont pas incluses. Les durées se calculent à la demi-journée : un audit de 1,5 jour ne se comprime pas en un jour.
Repères pour un organisme mono-site (lecture du tableau de l’article 4, recoupée entre des grilles publiées par des certificateurs et la presse spécialisée ; nous n’avons pas pu consulter le tableau officiel lui-même, à confirmer sur le texte consolidé et sur votre devis) :
| Chiffre d’affaires de l’activité de formation | Initial et renouvellement, une catégorie | Surveillance, une catégorie | Par catégorie en plus |
|---|---|---|---|
| Moins de 150 000 € | 1 jour | 0,5 jour | Rien pour les actions de formation, bilans et VAE ; apprentissage : +0,5 jour aux deux audits |
| De 150 000 € à moins de 750 000 € | 1,5 jour | 0,5 jour | +0,5 jour à l’initial, rien en surveillance ; apprentissage : +0,5 jour aux deux audits |
| 750 000 € et plus | 2 jours | 1,5 jour | +0,5 jour aux deux audits ; apprentissage : +1 jour à l’initial, +0,5 en surveillance |
« Une catégorie » désigne les actions de formation, les bilans de compétences ou la VAE. Pour l’apprentissage seul, sans autre catégorie, la lecture par durée de base et supplément donne 1,5 jour à l’initial et au renouvellement sous 750 000 € de chiffre d’affaires et 2,5 jours au-delà, puis 1 jour en surveillance sous 750 000 € et 1,5 jour au-delà. Un nouvel entrant voit sa surveillance majorée d’une demi-journée, car tous les indicateurs applicables sont alors vérifiés, voir l’audit adapté du nouvel entrant.
Dans tous les cas, chaque site échantillonné ajoute 0,5 jour, et un audit d’extension à une nouvelle catégorie compte la durée de base plus celle de la catégorie. La durée est fixée à partir des documents remis à la contractualisation ; si l’auditeur constate d’autres faits (site, chiffre d’affaires, catégorie), le certificateur doit la recalculer. Informez-le donc de tout changement avant l’audit.
La grille officielle figure à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié ; vérifiez-la sur Légifrance et sur votre devis. Le document de travail V10 ne contient aucune durée d’audit : il renvoie à cet arrêté (article 10) pour les modalités d’audit aménagées. La transition envisagée évoque de nouvelles modalités d’audit pour les audits programmés après le 1er novembre 2026, sans les détailler : à confirmer auprès de votre organisme certificateur et dans le guide final. Pour le déroulé d’une journée, voir l’audit initial et l’audit de surveillance.
Calculateur : estimez la durée de votre audit
Renseignez votre situation : le calculateur applique le barème repère du tableau ci-dessus, la règle d’échantillonnage des sites et la majoration du nouvel entrant, puis détaille le calcul ligne par ligne. Le résultat est une estimation à comparer avec votre devis.
Calculez la durée de votre audit
Estimation en jours-auditeur, d’après le barème repère du tableau ci-dessus. La durée compte de la réunion d’ouverture à la fin de la réunion de clôture, à la demi-journée.
Estimation indicative, à confirmer sur le devis et le plan d’audit de votre organisme certificateur : le certificateur fixe la durée à partir des documents remis à la contractualisation et la recalcule si les faits constatés diffèrent. La V10 n’a pas, à ce jour, de durée propre : le barème de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié reste la référence.
Audit sur site ou à distance ?
| Audit | Modalité | Précisions |
|---|---|---|
| Initial | Sur place, dans vos locaux | Autre lieu convenu si vous n’avez pas de locaux dédiés |
| Surveillance | À distance par défaut | Sur site en cas de plainte, d’analyse de risque l’exigeant, d’échantillon multi-sites, à votre demande, ou si l’audit initial s’était tenu à distance |
| Renouvellement | Sur site | Même déroulé que l’initial, voir le renouvellement |
| Extension à une catégorie | Sur site | Comme un audit initial |
Les pratiques des certificateurs varient dans le détail : lisez le contrat et le plan d’audit. Le dirigeant, ou le salarié mandaté occupant un emploi permanent, doit être présent à tous les audits, voir sa présence et les entretiens.
Comment l’auditeur choisit-il les formations auditées ?
Les textes posent un cadre, pas une méthode de tirage.
- Le document de travail V10 indique que l’auditeur procède par échantillonnage d’actions relevant de chacune des catégories pour lesquelles la certification est demandée.
- L’arrêté modifié prévoit que l’échantillon doit être représentatif de l’activité du prestataire sur la période de référence et qu’il n’est pas communiqué avant la réunion d’ouverture.
- La période de référence, pour une surveillance, court entre l’audit initial et l’audit de surveillance ; pour un audit initial, c’est le certificateur qui la définit (questions-réponses du ministère).
- L’appréciation doit rester proportionnée aux caractéristiques de la formation : courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non.
- Les textes consultés ne fixent aucun nombre d’actions à auditer.
Dans ce cadre, voici ce que l’on peut raisonnablement anticiper. C’est un repère de terrain de K-li-T, pas une règle.
| Critère probable de choix | Pourquoi | À avoir prêt |
|---|---|---|
| Au moins une action par catégorie demandée | Le texte l’exige | Un dossier complet par catégorie |
| Formation courte et formation longue | Proportionnalité | Dossiers de chaque durée |
| Intra, inter, catalogue, sur mesure | Prestations différentes | Un dossier de chaque type |
| Présentiel, distanciel, mixte | Moyens et suivi (17 à 19) | Statistiques de connexion, relances |
| Formation certifiante | Indicateurs 3, 7 et 16 | Habilitation, convention, taux d’obtention |
| Intervenant externe ou sous-traitance | Indicateurs 21 et 27 | Contrats, CV, évaluations |
| Session récente, session avec incident | Indicateurs 31 et 32 | Registre des réclamations, actions menées |
Pour une action menée en sous-traitance, le certificateur vérifie les indicateurs en fonction des missions confiées au contrat ; sans contrat qui les identifie, il vérifie tous les indicateurs applicables à la catégorie.
Si vous avez plusieurs sites
Pour un audit initial ou un renouvellement, le nombre de sites audités est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche ; pour une surveillance, cette racine est multipliée par 0,6 avant arrondi, avec au moins un site non audité précédemment. La fonction centrale est auditée à chaque fois sans entrer dans le calcul, et aucun site ne peut être exclu. Exemple du ministère : trois sites donnent deux sites audités à l’initial et un en surveillance.
Ce que l’auditeur attend sur chaque action échantillonnée
Le document de travail précise que les non-conformités s’apprécient « dans l’échantillon audité ». Une pièce manquante sur une action peut être un défaut ponctuel, donc mineur pour un indicateur pondérable ; la même absence répétée sur plusieurs actions change la gravité. Voici les pièces à pouvoir produire pour chaque action :
| Pièce | Indicateurs |
|---|---|
| Fiche d’information et programme, cohérents avec le site et les CGV | 1, 6 |
| Analyse du besoin, devis ou convention, objectifs | 4, 5 |
| Positionnement à l’entrée | 8 |
| Convocation ou livret d’accueil, règlement intérieur | 9, 12 |
| Émargements, évaluation des acquis | 10, 11 |
| Contrat et CV de l’intervenant, évaluation de l’intervenant | 21, 27 |
| Satisfaction et réclamations de la session | 30, 31 |
Préparer son échantillon
- Tenir un index de toutes les sessions de la période : catégorie, durée, modalité, intervenant, financeur.
- Monter un dossier comparable pour chaque session, avec la même structure : l’auditeur choisit, pas vous.
- Rendre chaque pièce accessible en quelques minutes, dans un espace partagé : la durée de l’audit est comptée, chaque recherche pèse.
- Tester sur un tirage aléatoire : un audit blanc Qualiopi rejoue le choix de l’auditeur.
- Prévenir le certificateur d’un changement de catégorie, de site ou de chiffre d’affaires.
Si vous manquez de temps pour monter ces dossiers, un appui extérieur pour structurer vos dossiers peut cadrer l’index, la structure type et le tirage d’essai.
Exemple illustratif : un organisme de sept personnes
Un organisme de formation fictif de sept personnes, spécialisé en bureautique, demande la catégorie « actions de formation », sur un site, avec 320 000 € de chiffre d’affaires de formation. Il a mené trente-huit sessions sur la période.
| Audit | Durée | Modalité |
|---|---|---|
| Initial | 1,5 jour : 1 jour de base et 0,5 jour pour la catégorie, soit trois demi-journées | Sur site |
| Surveillance, entre le 14e et le 22e mois | 0,5 jour | À distance par défaut |
| Renouvellement | 1,5 jour, si la situation n’a pas changé | Sur site |
À l’audit initial, l’auditeur annonce l’échantillon à la réunion d’ouverture : à titre d’illustration, cinq sessions, dont une courte, une longue, une intra, une à distance et une avec formateur externe. Un seul des cinq dossiers n’a pas son positionnement archivé : défaut ponctuel, que l’auditeur peut qualifier de mineur sur l’indicateur 8. Si trois dossiers l’avaient manqué, l’appréciation aurait été plus sévère. Preuves : index des sessions, dossiers, plan d’audit, rapport.
Les erreurs fréquentes
La première est de croire que l’on choisit l’échantillon : il n’est connu qu’à la réunion d’ouverture. La deuxième est de ne soigner que quelques dossiers modèles. La troisième est d’ignorer la période de référence et de ne pas pouvoir retrouver les sessions anciennes. La quatrième est de ne pas prévenir le certificateur d’un changement de catégorie, de site ou de chiffre d’affaires, ce qui fausse le devis. La cinquième est de sous-estimer le temps de recherche des pièces : une durée comptée à la demi-journée ne pardonne pas. La dernière est de comparer sa durée à celle d’un autre organisme, dont le chiffre d’affaires et les catégories diffèrent. Voir aussi les erreurs qui font échouer un audit Qualiopi.
À retenir
La durée de l’audit Qualiopi dépend du chiffre d’affaires de formation, des catégories d’actions et des sites, et se compte à la demi-journée. L’initial et le renouvellement se tiennent sur site, la surveillance à distance par défaut. L’auditeur échantillonne des actions de chaque catégorie, de façon représentative, sans vous prévenir avant la réunion d’ouverture : tous vos dossiers doivent être prêts. Vérifiez la durée exacte sur votre devis. Le parcours complet est décrit dans l’audit Qualiopi de A à Z.
Questions fréquentes
Combien de temps dure l’audit initial Qualiopi ?
Pour une seule catégorie d’actions de formation, de 1 jour (moins de 150 000 € de chiffre d’affaires de formation) à 2 jours (750 000 € et plus), plus 0,5 jour par catégorie supplémentaire selon la tranche et par site échantillonné, d’après les barèmes publiés. Le certificateur confirme la durée sur son devis.
Combien de temps dure l’audit de surveillance ?
Pour une catégorie, 0,5 jour sous 750 000 € de chiffre d’affaires et 1,5 jour au-delà, avec 0,5 jour par site échantillonné et 0,5 jour de plus pour un nouvel entrant.
L’audit Qualiopi peut-il se faire à distance ?
L’audit de surveillance se fait à distance par défaut, avec des exceptions sur site. L’audit initial et le renouvellement se tiennent sur site.
Combien de formations l’auditeur contrôle-t-il ?
Les textes consultés ne fixent pas de nombre. L’échantillon doit comprendre des actions de chaque catégorie demandée et être représentatif de l’activité sur la période de référence.
Peut-on connaître l’échantillon à l’avance ?
Non. L’arrêté du 6 juin 2019 modifié prévoit que l’échantillonnage n’est pas communiqué avant la réunion d’ouverture de l’audit.
La V10 change-t-elle la durée de l’audit ?
Le document de travail V10 ne contient aucune durée d’audit et renvoie à l’arrêté du 6 juin 2019. Des modalités d’audit nouvelles sont évoquées pour les audits programmés après le 1er novembre 2026 : à confirmer auprès de votre certificateur.
Sources
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, modifié par l’arrêté du 31 mai 2023 (JORF du 8 juin 2023, NOR MTRD2314526A) : durées, modalités, échantillonnage ; Légifrance (www.legifrance.gouv.fr).
- Ministère du Travail (DGEFP), Questions-réponses sur la certification qualité des prestataires, version 2 du 1er septembre 2023 : calcul de la durée, sites, échantillonnage.
- Centre Inffo, « Référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences : modalités d’audit » et « Qualiopi : renforcement des audits » (www.centre-inffo.fr) ; Digiformag, « Durée et coût d’un audit Qualiopi : ce qui change (ou pas) au 1er septembre 2023 » (www.digiformag.com) ; grilles de durée recoupées avec celles publiées par des certificateurs.
- Ministère du Travail (DGEFP), Référentiel national qualité, guide de lecture V10, document de travail (version non finale) : échantillonnage, proportionnalité, présence du dirigeant.
- Les repères de choix de l’échantillon, la liste des pièces, la préparation et l’exemple sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : l’audit Qualiopi de A à Z, l’audit initial, l’audit de surveillance, le nouvel entrant, l’audit blanc Qualiopi et le coût d’une certification.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
Pour arriver prêt le jour de l’audit, K-li-T propose un audit blanc réalisé par un consultant : une simulation de l’audit, un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé, sans promesse de résultat. Voyez aussi l’accompagnement Qualiopi de K-li-T ou demandez un devis.
