Indicateurs 8, 9 et 10 : positionnement, accueil et adaptation du parcours
Comment positionner et accueillir un stagiaire ? Pour l’indicateur 10 Qualiopi comme pour les indicateurs 8 et 9, la réponse tient en trois gestes : situer le stagiaire par rapport aux objectifs (test, entretien, questionnaire), l’informer du déroulement (convocation, règlement intérieur, livret d’accueil), puis adapter son parcours quand les résultats ou le suivi le justifient, avec une trace à chaque étape. Voici ce que chaque indicateur exige, les preuves que l’auditeur ouvre, un exemple chiffré, les cas de la formation à distance, des mineurs et du handicap, et le lien avec l’indicateur 12.
Note de méthode : base de cet article : texte des indicateurs issu du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (ces trois indicateurs sont inchangés) et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Que demandent les indicateurs 8, 9 et 10 ?
Ces indicateurs s’appliquent aux quatre catégories d’actions d’après le relevé indicatif de la V10, et un nouvel entrant les présente dès l’audit initial. Ils prolongent la conception vue dans l’article sur les indicateurs 4, 5 et 6 ; pour la vue d’ensemble, voir les critères et indicateurs Qualiopi.
| Indicateur | Attendu | Non-conformité mineure | Non-conformité majeure |
|---|---|---|---|
| 8 | Déterminer les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée | Dispositif existant mais incomplet | Attendu pas du tout respecté |
| 9 | Informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation | Information incomplète | Attendu pas du tout respecté |
| 10 | Mettre en œuvre et adapter la prestation, l’accompagnement et le suivi | Non prévue : pas de gradation | Non-respect, même partiel |
Indicateur 8 : comment positionner un stagiaire ?
Le guide distingue deux notions. Le positionnement situe le bénéficiaire par rapport aux objectifs visés, afin d’adapter la prestation à son profil. L’évaluation des acquis à l’entrée vérifie la maîtrise des prérequis qui conditionnent l’accès. La procédure de positionnement peut être réalisée pendant le parcours d’admission ou en début de formation. Le document de travail cite comme preuves le diagnostic préalable, l’entretien, le quiz ou QCM, l’exercice, la mise en situation, l’auto-positionnement et les outils de mesure des écarts de compétences. Ne le confondez pas avec l’analyse du besoin, qui cadre la demande en amont.
La proportionnalité joue : l’auditeur apprécie votre dispositif au regard de la formation (courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non). S’il n’y a pas de prérequis, l’information est disponible ; le positionnement peut se limiter à la prise en compte des diplômes, titres ou de l’expérience exigés, si vous justifiez leur adaptation.
| Formation | Positionnement proportionné | Trace |
|---|---|---|
| Courte, inter-entreprises | Questions sur le poste, l’expérience, les attentes et les prérequis à l’inscription | Questionnaire d’inscription conservé |
| Intra-entreprise | Questionnaire préalable aux stagiaires et échange avec le manager | Synthèse, composition des groupes |
| Longue ou certifiante | Test écrit ou oral et entretien ; prérequis cohérents avec la certification inscrite au RNCP ou au RS | Grille individuelle, décision d’admission ou de remise à niveau |
| À distance | Idem, avec vérification des compétences et des outils numériques nécessaires | Résultat du test technique |
| Public en situation de handicap | Procédure de positionnement accessible ou adaptable | Modalités d’adaptation notées |
Si vous n’êtes pas responsable des conditions d’accès et du positionnement (un donneur d’ordres les impose), vous démontrez que vous les appliquez.
Indicateur 9 : informer sur les conditions de déroulement
Le document de travail cite le règlement intérieur, le livret d’accueil, la convocation, les conditions générales d’utilisation, les noms des référents pédagogiques et administratifs, l’organigramme, les aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération) et les modalités d’accès, d’accompagnement et de suivi des personnes en situation de handicap. Le code du travail pose déjà un socle : le règlement intérieur est établi dans tous les organismes de formation, et l’article L. 6353-8 prévoit de mettre à disposition, avant l’inscription définitive, les objectifs et le contenu, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, un contact et le règlement intérieur.
| Élément | Où le placer | Indicateur concerné |
|---|---|---|
| Dates, horaires, lieu, accès, contact | Convocation | 9 |
| Programme, objectifs, modalités d’évaluation | Convocation ou livret | 9 |
| Règlement intérieur (santé et sécurité, discipline, représentation) | Remis ou annexé | 9 |
| Référents pédagogique, administratif et handicap | Livret d’accueil | 9, 26 |
| Procédure de réclamation | Livret d’accueil | 9, 31 |
| Prévention et signalement des violences, du harcèlement et des discriminations, référent désigné | Livret, règlement intérieur, affichage | 12 |
| À distance : accès à la plateforme, assistance technique et pédagogique, activités à distance et durées moyennes, rythme (hybride, entièrement à distance, synchrone ou asynchrone) | Guide d’accès à la plateforme | 9 |
Le guide admet plusieurs canaux : les documents peuvent être envoyés par courriel ou par courrier, mis en ligne ou affichés dans les locaux, à condition que les bénéficiaires en soient informés. Conservez donc une preuve : courriel de convocation, émargement de remise, accusé de lecture. Pour un public mineur, l’information est aussi transmise aux responsables légaux. Si la formation se déroule en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise s’applique pour la santé et la sécurité.
Indicateur 10 Qualiopi : adapter le parcours, l’accompagnement et le suivi
C’est le maillon qui prouve que les deux premiers ne sont pas décoratifs. Le guide cite comme preuves les durées et contenus, les emplois du temps, l’inscription aux modules selon le profil, les groupes de niveaux, les entretiens, une fonction dédiée (référent pédagogique), un livret de suivi pédagogique, des séquences d’accompagnement ou de médiation et la traçabilité de l’accompagnement technique et pédagogique. Pour les personnes en situation de handicap : une liste de structures et de personnes ressources réactualisée, les modalités d’aménagement, les plans individuels de compensation et des fiches de suivi.
Des adaptations courantes : regrouper par niveaux, ajouter une remise à niveau, offrir du soutien individuel, ajuster le rythme, adapter des supports. Ce qui compte est la trace : une fiche de suivi individuelle de quelques lignes (date, constat, action, responsable) suffit à prouver une adaptation décidée en cours de route. Les évaluations en cours de parcours, voir l’indicateur 11, nourrissent ces décisions.
Selon la catégorie, le guide ajoute des attentes : en CFA, l’aide à la recherche d’un employeur et un suivi des heures par format pédagogique ; en VAE, des phases individuelles et collectives adaptées au bénéficiaire ; en bilan de compétences, une convention qui précise durée, coût, planning, étapes et moyens.
Le lien avec l’indicateur 12 : prévenir les violences dès l’accueil
L’indicateur 12, modifié par la V10, demande de s’assurer de la prévention et du traitement de toute situation de violence, dont les violences sexistes et sexuelles, de harcèlement ou de discrimination, pour les formations de plus de deux jours selon le document de travail (périmètre à confirmer dans le guide final). Parmi les preuves citées figure une procédure portée à la connaissance des apprenants et du personnel par l’affichage, le règlement intérieur et le livret d’accueil, avec un référent désigné. L’accueil est donc le bon moment pour une page du livret et une minute à l’oral : qui contacter, comment signaler, ce qui se passe ensuite. Le détail de la procédure est dans l’article sur l’indicateur 12.
Ce que l’auditeur attend
L’auditeur échantillonne des actions, puis des dossiers de stagiaires. Dans un même dossier, il veut retrouver le positionnement, la preuve d’information et la trace du suivi.
| Indicateur | Preuves possibles |
|---|---|
| 8 | Grille ou test de positionnement individuel, résultats conservés, trace de leur exploitation (groupes, parcours), information sur les prérequis |
| 9 | Convocation, livret d’accueil, règlement intérieur, preuve d’envoi ou de remise, information sur les modalités à distance |
| 10 | Fiches de suivi, comptes rendus d’entretien, exemples de parcours adaptés, livret de suivi, plans d’aménagement |
La conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre, pas sur la seule présence des documents listés. Un consultant Qualiopi peut contrôler ces trois pièces sur quelques dossiers avant l’audit.
Exemple illustratif : anglais professionnel en intra
Un organisme de formation de douze salariés (SAS), spécialisé en langues et communication professionnelle, forme neuf salariés d’une entreprise de transport à l’anglais (42 heures sur 14 semaines, à raison de 3 heures par semaine).
| Moment | Ce qui est fait | Trace |
|---|---|---|
| 15 jours avant | Convocation, programme, livret d’accueil, règlement intérieur ; question ouverte sur les besoins d’aménagement | Courriel conservé |
| 10 jours avant | Test de niveau en ligne (30 minutes) et entretien oral (10 minutes) ; une stagiaire dyslexique obtient un temps majoré à l’écrit | Grille individuelle |
| 7 jours avant | Résultats : 5 stagiaires au niveau A2, 4 au niveau B1. Deux sous-groupes, et deux séances de remise à niveau de 3 heures ajoutées pour le groupe A2 | Composition des groupes |
| Jour 1 | Présentation du règlement, des référents pédagogique et handicap, de la procédure de signalement ; émargement de remise du livret | Émargement |
| Semaine 5 | Un stagiaire peine à l’oral : une heure de soutien individuel par semaine pendant quatre semaines | Fiche de suivi |
| Semaine 14 | Évaluation finale comparée au test d’entrée | Grille de fin de formation |
Le dossier de chaque stagiaire contient ainsi les trois traces cherchées par l’auditeur.
Passerelle avec l’ISO 9001
Accueillir un stagiaire et accueillir un nouveau collaborateur reposent sur la même idée : informer au bon moment, puis vérifier que le message est compris. L’article sur la sensibilisation du personnel décrit un accueil structuré et des preuves de compréhension transposables à vos stagiaires.
Les erreurs fréquentes
- Un positionnement réalisé mais non exploité : test archivé, groupes identiques, parcours inchangé.
- Un test sans lien avec les objectifs, ou aucun positionnement pour les formations courtes.
- Un règlement intérieur non remis, une convocation sans contact, des informations non mises à jour.
- Aucune preuve d’envoi ni de remise.
- Les modalités à distance oubliées dans l’information.
- Des adaptations faites mais non tracées, des fiches de suivi vides.
- La question de l’aménagement du handicap posée trop tard.
À retenir
Le positionnement (8) situe, l’information (9) prépare, l’adaptation (10) prouve que le dispositif est vivant. Les deux premiers donnent une non-conformité mineure s’ils sont incomplets, le troisième est sanctionné dès le premier manquement. Gardez ces trois traces dans chaque dossier, et profitez de l’accueil pour aborder la prévention des violences.
Questions fréquentes
Le positionnement est-il obligatoire pour toutes les formations ?
L’indicateur 8 demande de déterminer des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée. L’auditeur apprécie leur ampleur selon la formation : une version allégée convient à une formation courte, et sans prérequis l’information doit simplement être disponible.
Que doit contenir un livret d’accueil Qualiopi ?
Aucun contenu type n’est imposé. Reprenez les éléments cités par le guide : règlement intérieur, interlocuteurs, modalités d’accès et de suivi, accessibilité, modalités à distance, auxquels s’ajoutent la procédure de réclamation et celle de signalement des violences.
Le règlement intérieur est-il obligatoire ?
Oui, d’après le code du travail : il est établi dans tous les organismes de formation et fixe notamment les règles de santé et de sécurité, la discipline et la représentation des stagiaires.
Comment prouver que le stagiaire a reçu l’information ?
Par le courriel de convocation conservé, l’émargement de remise du livret ou un accusé de lecture. Pour des documents en ligne ou affichés, le guide demande que les bénéficiaires en soient informés.
Que faire pour un public mineur ou en situation de handicap ?
L’information est aussi transmise aux responsables légaux d’un mineur. Pour le handicap, interrogez les besoins dès l’inscription, adaptez le positionnement et notez les aménagements dans le dossier ; voir l’article sur l’indicateur 26.
Sources
- Ministère du Travail, DGEFP, Guide de lecture du référentiel national qualité, document de travail V.10 (version non finale, « XXX 2026 ») : indicateurs 8, 9, 10 et 12, glossaire, pondération, nouveaux entrants.
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité mentionné à l’article L. 6316-3 du code du travail), entrée en vigueur au 1er novembre 2026.
- Code du travail numérique (code.travail.gouv.fr) : articles L. 6352-3 et R. 6352-1 (règlement intérieur), article L. 6353-8 (informations avant l’inscription).
- Les niveaux de positionnement proportionné, la fiche de suivi, le calendrier et l’exemple sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : les critères et indicateurs Qualiopi, les indicateurs 4, 5 et 6, l’indicateur 11, l’indicateur 12, l’indicateur 26 sur le handicap et la sensibilisation du personnel en ISO 9001.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T aide les organismes de formation à structurer leurs dossiers de stagiaires et à se préparer à l’audit. L’audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant : elle aboutit à un rapport d’écarts par indicateur et à un plan d’actions priorisé. Vous pouvez préparer votre audit avec K-li-T ou demander un devis.
