Nouvel entrant : l’audit adapté et les indicateurs audités en surveillance
Qualiopi nouvel entrant : qui est concerné, et quels indicateurs sont reportés ? Vous l’êtes si vous êtes dans votre première année d’activité comme organisme de formation, ou si vous démarrez une nouvelle catégorie d’actions. Pour onze indicateurs, le certificateur se contente, à l’audit initial, de vérifier que le processus est formalisé ; il vérifie sa mise en œuvre réelle à l’audit de surveillance. Cet article précise la définition, donne le tableau indicateur par indicateur, rappelle ce qui n’est pas reporté et propose deux exemples.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les règles de définition viennent des questions-réponses de la DGEFP (septembre 2023). Les exemples sont fictifs.
Qui est considéré comme nouvel entrant Qualiopi ?
Le guide de lecture retient deux cas : les prestataires dans leur première année d’activité en tant qu’organisme de formation, et ceux qui débutent une activité sur une nouvelle catégorie d’actions (actions de formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage), pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
D’après les questions-réponses de la DGEFP, la mesure s’appuie sur le bilan pédagogique et financier (BPF), pas sur la date de création ou de déclaration d’activité : on regarde si l’organisme a déjà transmis un premier BPF, et, pour une catégorie nouvelle, s’il a déjà déclaré une activité dans cette catégorie. Une filiale qui a son propre numéro de déclaration d’activité est traitée comme nouvel entrant. Un organisme sans BPF fournit au certificateur un document établi à partir de sa comptabilité (produits perçus par catégorie de financeur).
Cette qualité dépend donc de votre situation au moment de l’audit : un organisme créé de longue date mais qui ouvre le bilan de compétences est nouvel entrant pour cette catégorie. Le cycle complet est présenté dans le pilier l’audit Qualiopi de A à Z.
Quels sont les onze indicateurs à modalités adaptées ?
Le principe : à l’audit initial, le certificateur vérifie la formalisation du processus (la procédure est définie et matérialisée par des outils). La mise en œuvre effective est vérifiée à l’audit de surveillance. Cinq de ces onze indicateurs (2, 3, 14, 19 et 32) sont modifiés par la V10 : un audit initial réalisé à partir du 1er novembre 2026 les évalue en principe sur le nouveau texte (transition envisagée, à confirmer auprès de votre certificateur). Voici ce qu’il faut avoir au premier audit et ce qui sera regardé ensuite.
| Ind. | Sujet (catégories) | À avoir au premier audit | Vérifié ensuite, à la surveillance |
|---|---|---|---|
| 2 | Indicateurs de résultats (toutes) | Indicateurs de résultats pré-identifiés, avec leur mode de calcul | Indicateurs calculés et diffusés sur des prestations réalisées |
| 3 | Formations certifiantes (CFA, AF, VAE) | Information sur les blocs, équivalences, passerelles, débouchés et poursuites d’études | Communication sur les taux d’obtention des certifications |
| 11 | Évaluation de l’atteinte des objectifs (toutes) | Processus d’évaluation défini et matérialisé par des outils | Outils renseignés sur de vraies sessions |
| 13 | Alternance, période en milieu professionnel (CFA, AF) | Processus d’articulation des apprentissages entre centre et entreprise | Liens avec l’entreprise : carnet de suivi, échanges avec les tuteurs, visites |
| 14 | Accompagnement socio-professionnel (CFA) | Accompagnement formalisé, avec une procédure de traitement sans délai des situations de violences ou de discrimination pouvant entraîner une rupture | Accompagnements réalisés, situations traitées |
| 19 | Ressources pédagogiques (toutes) | Ressources prévues et dispositions pour que les bénéficiaires se les approprient | Appropriation effective ; en V10, suivi des modules à distance |
| 22 | Compétences des salariés (toutes) | Rien d’exigé en propre par le texte ; prévoir le plan de développement des compétences | Indicateur audité à la surveillance |
| 24 | Veille emplois, métiers, compétences (toutes) | Veille mise en place | Impact éventuel sur les prestations |
| 25 | Veille pédagogique et technologique (toutes) | Veille mise en place | Impact éventuel sur les prestations |
| 26 | Handicap (toutes) | Réseau de partenaires, experts et acteurs du champ du handicap mis en place | Mobilisation effective du réseau |
| 32 | Amélioration continue, analyse des risques (toutes) | Rien d’exigé en propre par le texte ; prévoir le dispositif d’amélioration et d’analyse des risques | Indicateur audité à la surveillance |
La colonne « à avoir au premier audit » reprend les obligations spécifiques du document de travail V10, complétées par notre lecture pour l’indicateur 3 (le texte ne reporte explicitement que la communication sur les taux d’obtention). Pour 22 et 32, le texte indique seulement que l’indicateur est audité à la surveillance, ce qui n’empêche pas le certificateur de vérifier la formalisation : prévoyez le dispositif et ses premières traces dès l’audit initial, à confirmer dans le guide final.
Pour l’indicateur 3, ce qui est reporté se limite aux taux d’obtention : vous n’avez pas encore de résultats d’examen, mais vous devez déjà informer sur les blocs, passerelles et débouchés. Pour le 14, tout dépend de la catégorie : il ne concerne que l’apprentissage. Le détail de chaque indicateur est dans les articles consacrés aux indicateurs de résultats, aux formations certifiantes, à l’évaluation des objectifs, au suivi à distance, aux compétences, aux veilles, au handicap, à l’amélioration continue et aux CFA.
Combien d’indicateurs sont réellement reportés ?
Moins qu’on ne le croit. D’après le relevé indicatif des fiches pratiques V10, un organisme en actions de formation (hors apprentissage) a 28 indicateurs applicables. Parmi eux, dix sont reportés (2, 3, 11, 13, 19, 22, 24, 25, 26 et 32), et dix-huit doivent être pleinement satisfaits dès le premier audit : 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 16, 17, 18, 21, 23, 27, 28, 30 et 31. Pour le bilan de compétences ou la VAE, les chiffres diffèrent selon l’applicabilité (voir Qualiopi selon votre statut).
Trois remarques pratiques :
- Aucun report pour l’information du public (1). Votre site, vos programmes, vos tarifs, la mention de la reconnaissance délivrée doivent être irréprochables dès le premier jour.
- Neuf indicateurs non reportés ne connaissent que la majeure (4, 5, 6, 7, 10, 16, 21, 27, 31) : un manquement même partiel est une non-conformité majeure.
- Les appréciations (30) et les réclamations (31) ne sont pas reportées. Il vous faut des questionnaires déjà renseignés et un canal de réclamation connu, donc de vraies sessions.
Que se passe-t-il à l’audit initial, puis à la surveillance ?
À l’audit initial, la règle commune s’applique : au moins une action de chaque catégorie visée doit avoir été mise en œuvre, le dirigeant est présent et l’échantillon d’actions n’est connu qu’à la réunion d’ouverture. Pour les onze indicateurs, l’auditeur contrôle la formalisation. Le déroulé complet est dans l’audit initial Qualiopi.
À la surveillance, entre le 14e et le 22e mois, le certificateur revoit l’ensemble des indicateurs applicables (d’après les questions-réponses de la DGEFP) et vérifie la mise en œuvre effective des onze indicateurs. La durée de l’audit est majorée d’une demi-journée. Voir l’audit de surveillance Qualiopi. Quand une extension à une nouvelle catégorie suit les modalités adaptées, demandez à votre certificateur comment il calcule la durée de votre prochaine surveillance.
Comment se préparer quand on démarre ?
- Réaliser au moins une session par catégorie visée avant de demander l’audit.
- Rédiger de courtes procédures pour les onze indicateurs, chacune avec ses outils (grille d’évaluation, fiche de veille, liste de partenaires handicap, tableau de suivi).
- Conserver les traces de chaque session dès la première : évaluations, questionnaires, relances, échanges avec les stagiaires.
- Lister vos indicateurs de résultats et la façon de les calculer, même sans valeurs encore.
- Programmer la surveillance dès la certification, avec un point d’étape à mi-parcours : la mise en œuvre sera regardée.
- Tester le tout avec un audit blanc avant l’audit initial.
Un accompagnement Qualiopi aide à bâtir ce socle de procédures sans l’alourdir.
Exemples illustratifs
Un organisme qui démarre. Une formatrice en management crée sa société en juillet 2026, déclare son activité en août et anime deux sessions en octobre. Pas de BPF à ce stade : elle fournit à son certificateur un état de ses produits par financeur et est considérée comme nouvelle entrante. Pour l’audit initial de janvier 2027, elle dispose de grilles d’évaluation renseignées sur les deux sessions (11), d’une fiche de veille et de deux abonnements (24, 25), d’une liste de partenaires handicap avec un référent désigné (26), et d’une liste d’indicateurs de résultats avec leur formule (2). L’auditeur vérifie la formalisation ; la mise en œuvre sera contrôlée en 2028, à la surveillance, avec une demi-journée supplémentaire.
Une nouvelle catégorie. Un organisme fictif certifié depuis 2025 pour les actions de formation ouvre en 2027 un accompagnement à la VAE. Il est nouvel entrant pour cette catégorie, pour les indicateurs qui s’y appliquent (ici 2, 3, 11, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, d’après le relevé indicatif d’applicabilité). Ses autres indicateurs, déjà audités, restent en régime normal. Dates et situations sont fictives.
Les erreurs fréquentes
- Croire que tous les indicateurs sont reportés : seuls onze le sont, partiellement.
- Demander l’audit sans session réalisée, donc sans traces.
- Confondre « formalisé » et « rédigé » : la procédure doit être définie et matérialisée par des outils.
- Oublier la surveillance : la vérification de la mise en œuvre arrive entre le 14e et le 22e mois.
- Ne pas compter sur la demi-journée supplémentaire dans le devis de la surveillance.
- Négliger l’information du public (1), jamais reportée.
À retenir
Le nouvel entrant n’a pas moins d’indicateurs à satisfaire : il bénéficie, sur onze d’entre eux, d’un délai pour prouver la mise en œuvre. Formalisation à l’audit initial, preuve de mise en œuvre à la surveillance, avec une demi-journée supplémentaire. Les dix-huit autres indicateurs applicables à une formation sont attendus dès le premier jour.
Questions fréquentes
Qui est nouvel entrant pour Qualiopi ?
Un prestataire dans sa première année d’activité comme organisme de formation, ou qui débute une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs de cette catégorie. La DGEFP le mesure à partir du BPF, pas de la date de création.
Quels indicateurs sont reportés à l’audit de surveillance ?
Les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 : le certificateur vérifie la formalisation à l’audit initial et la mise en œuvre effective à la surveillance. Les autres ne sont pas reportés.
La surveillance d’un nouvel entrant dure-t-elle plus longtemps ?
Oui : sa durée est majorée d’une demi-journée pour permettre de vérifier la mise en œuvre effective des indicateurs.
Peut-on passer l’audit initial sans avoir formé personne ?
Non. Au moins une action de chaque catégorie visée doit avoir été mise en œuvre ; une convention signée ne suffit pas.
Un organisme déjà certifié peut-il être nouvel entrant ?
Oui, pour une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Sources
- Ministère du Travail (DGEFP), Référentiel national qualité, guide de lecture V10, document de travail (version « XXX 2026 », non finale) : section « Nouveaux entrants » et obligations spécifiques indicateur par indicateur.
- DGEFP, Questions-Réponses : certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, version 2 (1er septembre 2023) : questions 2.13, 2.14, 5.1, 7.1 à 7.6.
- Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit (article 10 : modalités d’audit aménagées), modifié notamment par l’arrêté du 31 mai 2023, consulté via Centre Inffo, « Qualiopi : renforcement des audits » ; décret n° 2026-728 du 1er août 2026.
- L’applicabilité par catégorie d’actions est tirée du relevé indicatif de fiches pratiques V10, à confirmer par le guide final. Les exemples, la lecture des indicateurs 22 et 32 et les conseils de préparation sont des repères de terrain de K-li-T.
Pour poursuivre : l’audit Qualiopi de A à Z, l’audit initial, l’audit de surveillance, Qualiopi selon votre statut, le formateur indépendant et comment obtenir la certification.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T accompagne les organismes qui débutent et ceux qui ouvrent une nouvelle catégorie d’actions. Notre audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé. Pour structurer votre démarche dès le départ, découvrez notre aide à la première certification Qualiopi ou demandez un devis.
