Indicateurs 21 et 22 : compétences des intervenants et des salariés
Comment prouver la compétence d’un formateur ? Pour l’indicateur 21 Qualiopi, en trois gestes : écrire ce qu’il faut savoir faire pour chaque formation, vérifier que l’intervenant (salarié, vacataire ou sous-traitant) le sait faire, puis contrôler sa maîtrise dans le temps, par des retours de stagiaires ou une observation. L’indicateur 22 prolonge ce travail côté salariés : entretien professionnel, plan de développement des compétences, formations suivies. Un CV seul ne suffit pas : l’auditeur cherche le lien entre le profil exigé, la vérification et l’évaluation. Voici les preuves, une matrice de compétences et un exemple.
Note de méthode : les indicateurs 21 et 22 ne sont pas modifiés par le décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Les preuves et les règles de non-conformité viennent du document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Que demandent les indicateurs 21 et 22 ?
Ils forment le critère 5 du référentiel, consacré à la qualification et au développement des compétences des personnels (voir les 7 critères et les 33 indicateurs). D’après le relevé indicatif des fiches pratiques V10, ils s’appliquent à toutes les catégories d’actions.
| Indicateur 21 | Indicateur 22 | |
|---|---|---|
| Qui est visé | Les intervenants internes et externes : salariés, formateurs occasionnels, sous-traitants | Les salariés |
| Verbes du texte | Déterminer, mobiliser, évaluer | Entretenir, développer |
| Attendu et exemples (document de travail) | Compétences requises définies en amont et adaptées aux prestations ; maîtrise vérifiée par le prestataire | Leviers de formation et de professionnalisation, adaptés aux prestations délivrées |
| Non-conformité | Non-respect, même partiel : majeure | Non-respect, même partiel : majeure |
| Nouveaux entrants | Audité dès l’audit initial | Audité lors de l’audit de surveillance |
Indicateur 21 Qualiopi : comment prouver la compétence d’un formateur ?
1. Déterminer les compétences requises. Pour chaque formation, rédigez un profil : compétences métier, compétences pédagogiques, animation à distance si la formation l’exige, certification ou habilitation réglementaire le cas échéant. Il doit exister « en amont », avant le choix de l’intervenant.
2. Vérifier, puis mobiliser. Avant la première intervention : CV daté, diplômes et certifications, expérience, et si besoin un entretien ou une séance d’observation. Le glossaire définit « mobiliser les compétences » comme la capacité à solliciter les compétences adéquates à la prestation : on n’affecte pas un formateur à une session hors de son profil.
3. Évaluer. Retours des stagiaires sur l’intervenant, observation en séance, entretien annuel, résultats. L’évaluation sans suite est la faille classique : si un intervenant obtient de mauvais retours, la décision (accompagner, former, ne plus mobiliser) doit être tracée.
L’exigence vaut aussi pour les sous-traitants et les salariés portés, puisque le texte vise les intervenants « externes » : voir l’article sur l’indicateur 27, sous-traitance et portage salarial.
Le document de travail cite comme exemples de preuves : l’analyse des besoins de compétences et les modalités de recrutement, l’intégration des nouveaux professionnels, les entretiens professionnels, les CV, les formations initiales et continues des intervenants, la sensibilisation des personnels à l’accueil du public en situation de handicap, les échanges de pratiques, le plan de développement des compétences et la pluridisciplinarité des équipes (par leur composition ou par la capacité à mobiliser des personnes ressources). Ces exemples ne sont pas exhaustifs : l’auditeur apprécie la mise en œuvre, pas la seule présence d’un document.
Selon la catégorie d’actions, trois précisions s’ajoutent :
- VAE : les accompagnateurs sont formés à l’analyse des référentiels métiers et des certifications dont ils ont la charge, et à la méthodologie d’accompagnement.
- Bilan de compétences : vérification des certifications détenues par l’intervenant qui fait passer les tests psychotechniques.
- Formation à distance : mobilisation de compétences d’animation à distance, selon les modalités pédagogiques et les profils des intervenants.
Indicateur 22 : entretenir et développer les compétences des salariés
L’indicateur 22 regarde ce que fait l’organisme pour que ses salariés restent compétents. Le document de travail cite plusieurs leviers : plan de développement des compétences, entretien professionnel, recherche-action, communauté de pairs, groupe d’analyse et d’échange de pratiques, information sur les possibilités de formation tout au long de la vie (CPF, VAE). Il évoque aussi un plan ou programme de formation de l’équipe pédagogique et des autres personnels, notamment à la pédagogie et aux violences sexistes et sexuelles, ce qui rejoint l’indicateur 12 sur la prévention des violences.
L’entretien professionnel (appelé désormais entretien de parcours professionnel) est la preuve la plus naturelle : il est obligatoire dans toutes les entreprises. Depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, il a lieu tous les quatre ans (deux ans auparavant), avec un état des lieux récapitulatif au bout de huit ans (six ans auparavant), sous réserve des dispositions transitoires et des accords applicables (article L. 6315-1 du code du travail). Gardez la trace de sa tenue et des actions décidées, pas le contenu confidentiel. Les besoins en compétences peuvent aussi venir de votre veille sur les métiers et les pédagogies, traitée dans l’article sur les trois veilles.
Les indépendants. Le document de travail précise que les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue. N’ayant pas d’entretien professionnel, ils s’appuient sur un plan de formation personnel d’une page, des attestations de formation suivies, la participation à des groupes d’échange de pratiques ou à des événements professionnels. Les financements possibles dépendent de votre statut (CPF, fonds de formation des non-salariés) : renseignez-vous auprès de votre fonds de rattachement.
Les CFA. Le document de travail ajoute la formalisation de la politique de recrutement des formateurs, l’évaluation des enseignements dispensés et les formations suivies par les formateurs sur l’exercice passé, notamment en pédagogie.
Télécharger le modèle : Matrice de compétences des intervenants (Excel), prêt à remplir, avec un exemple rempli.
Un outil simple : la matrice de compétences des intervenants
Un tableau qui croise intervenants et formations répond à la question que l’auditeur finit toujours par poser : qui peut animer quelle formation, et sur quelle base ? Le modèle Excel de matrice de compétences des intervenants rassemble ces informations sur une page. Pour le remplir :
- Listez vos formations en colonnes et vos intervenants en lignes, avec leur statut (salarié, vacataire, sous-traitant).
- Indiquez, à chaque croisement, un niveau de maîtrise simple (par exemple non habilité, en cours, autonome, référent).
- Renseignez les pièces justificatives (CV, diplôme, certification) et la date de vérification.
- Notez la date et le résultat de la dernière évaluation, puis la prochaine échéance.
Un exemple rempli est inclus dans le fichier. Si vous pratiquez déjà la matrice de compétences de l’ISO 9001, c’est le même outil : le paragraphe 7.2 de la norme demande de déterminer les compétences nécessaires, de s’assurer que les personnes sont compétentes, d’agir en cas de manque et d’évaluer l’efficacité des actions.
Exemple illustratif : un organisme de formation en management
Un organisme fictif propose des formations en management et en communication : 3 salariés, 22 formateurs vacataires, environ 40 sessions par an. L’auditeur échantillonne une session en présentiel et une session à distance.
| Étape | Ce que fait l’organisme | Pièce montrée |
|---|---|---|
| Profil requis | Une fiche par programme : par exemple, cinq ans d’expérience d’encadrement et une formation à la médiation pour « Gérer les conflits » | Fiches profils datées |
| Vérification | CV, diplôme, entretien de 30 minutes, observation d’une demi-journée pour tout nouveau vacataire | Dossier formateur |
| Mobilisation | Les sessions ne sont attribuées qu’aux intervenants habilités dans la matrice | Matrice, planning |
| Évaluation | Retours des stagiaires après chaque session ; alerte interne sous 4 sur 5 | Synthèse annuelle |
| Décision | Un vacataire à 3,6 sur 5 en animation à distance : accompagnement, nouvelle observation, nouvel avis | Compte rendu daté |
| Salariés (3) | Trois entretiens professionnels à jour, deux formations à la pédagogie, une sensibilisation de l’équipe aux violences sexistes et sexuelles | Plan de développement des compétences |
Les chiffres et l’alerte sous 4 sur 5 sont fictifs : le référentiel ne fixe aucun seuil. L’auditeur voit un cycle complet, du profil à la décision.
Les erreurs fréquentes
La première est de n’avoir aucun profil de compétences écrit : sans référence, la vérification n’a pas de sens. La deuxième est de laisser vieillir les CV et les diplômes dans les dossiers. La troisième est de ne vérifier que les compétences métier en oubliant les compétences pédagogiques. La quatrième est d’évaluer les salariés mais pas les vacataires ni les sous-traitants. La cinquième est d’évaluer sans suite : un retour négatif sans décision tracée. La sixième est de n’avoir pas tenu les entretiens professionnels. La septième est d’avoir un plan de formation qui n’a aucun lien avec les prestations. La dernière, pour un indépendant, est de ne laisser aucune trace de sa propre formation. Pour mesurer vos écarts avant l’audit, un consultant pour préparer votre audit Qualiopi peut vous faire gagner du temps.
À retenir
L’indicateur 21 se prouve par un cycle : profil requis, vérification avant mobilisation, évaluation, décision. L’indicateur 22 se prouve par les entretiens professionnels, un plan de développement des compétences et des formations réelles ; un indépendant démontre sa formation continue. Sans gradation, tout écart est une non-conformité majeure. La matrice de compétences est l’outil le plus lisible pour l’auditeur. Pour la coordination de ces intervenants, voir les indicateurs 17 et 18.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre les indicateurs 21 et 22 ?
L’indicateur 21 vise les compétences de tous les intervenants, internes et externes, pour chaque prestation. L’indicateur 22 vise l’entretien et le développement des compétences des salariés.
Un CV suffit-il à prouver la compétence d’un formateur ?
Non. Le CV est une preuve parmi d’autres. L’auditeur attend aussi un profil requis, une vérification avant mobilisation et une évaluation de la maîtrise, car la conformité repose sur la mise en œuvre et non sur un seul document.
Comment évaluer un formateur vacataire ou sous-traitant ?
Avec les mêmes outils que pour un salarié : retours des stagiaires, observation en séance, entretien après la première session. Le contrat de sous-traitance peut prévoir ces modalités.
Un formateur indépendant doit-il se former ?
Le document de travail dit que les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue. Conservez attestations, plan de formation personnel et traces d’échanges de pratiques.
Que change la V10 pour un nouvel entrant ?
L’indicateur 22 est audité lors de l’audit de surveillance, pas à l’audit initial. L’indicateur 21 reste audité dès le départ. À confirmer à la parution du guide final.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référence de publication au Journal officiel à confirmer sur Légifrance).
- Ministère du Travail, DGEFP, Référentiel national qualité, guide de lecture V.10 (document de travail, « XXX 2026 », version non finale) : critère 5, indicateurs 21 et 22, glossaire, nouveaux entrants, pondération.
- Code du travail, article L. 6315-1 (code.travail.gouv.fr), et Centre Inffo, chapitre « Entretien de parcours professionnel » (périodicité modifiée par la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025).
- Les profils, la matrice, l’exemple et les seuils d’alerte sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : les 7 critères et les 33 indicateurs, les moyens et la coordination (indicateurs 17 et 18), les trois veilles, la sous-traitance et le portage salarial et la matrice de compétences ISO 9001.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T aide les organismes de formation à structurer leurs preuves de compétences sans alourdir leur quotidien. L’audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit menée par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé. Pour avancer avec un consultant, voyez la page d’accompagnement ou demandez un devis.
