Les documents à fournir pour Qualiopi : les preuves par critère
Quels documents fournir pour Qualiopi ? Le kit Qualiopi gratuit idéal n’existe pas : l’auditeur juge la mise en œuvre de chaque indicateur sur un échantillon de vos actions, avec des pièces datées et cohérentes avec ce que vous annoncez au public, et non l’existence d’un dossier type. Les exemples de preuves du guide de lecture sont indicatifs, et une même pièce peut servir plusieurs indicateurs. Cet article passe les sept critères en revue, signale les preuves nouvelles de la V10 et montre comment organiser son dossier avec une liste de preuves par indicateur.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Que veut voir l’auditeur : des preuves, pas un classeur
Le document de travail rappelle trois principes. Le prestataire a la charge de démontrer qu’il respecte les indicateurs. Les exemples de preuves ne sont pas limitatifs : la conformité repose sur l’appréciation de la mise en œuvre. Un élément de preuve peut attester plusieurs indicateurs. L’audit combine entretiens, vérification documentaire et, sur site, observations, avec un échantillonnage d’actions dans chaque catégorie demandée, en présence du dirigeant ou d’un salarié mandaté.
Il n’est donc pas nécessaire d’écrire une procédure pour chaque sujet, sauf là où le texte l’exige expressément. Comme pour les documents obligatoires de l’ISO 9001, ce qui compte est la trace que le processus tourne vraiment. Le préambule précise que l’audit se distingue d’un contrôle de vos autres obligations réglementaires.
Existe-t-il un kit Qualiopi gratuit ?
Sont gratuits et officiels le référentiel et le guide de lecture, publiés par le ministère du Travail (le guide V10 n’existe encore qu’en version de travail). À notre connaissance, il n’existe pas de kit officiel. Les kits proposés ici et là (modèles de livret, de règlement, de questionnaire) font gagner du temps de mise en forme, mais ne prouvent rien tant qu’ils ne sont pas utilisés : l’auditeur demandera des exemplaires remplis, datés, liés à des bénéficiaires réels. Un kit écrit pour la version de 2019 ignore en outre les preuves de la V10. Servez-vous-en comme point de départ, jamais comme dossier. Le parcours complet est décrit dans l’article sur comment obtenir la certification Qualiopi.
Télécharger le modèle : Liste des preuves par indicateur (Excel), prêt à remplir, avec un exemple rempli.
Organiser son dossier avec la liste des preuves par indicateur
La liste des preuves par indicateur (Excel) comporte une ligne par indicateur : applicabilité selon votre catégorie d’actions, preuves retenues, emplacement du fichier, date, responsable, statut, mention « nouveau V10 ». Remplissez-la en quatre temps : marquer les indicateurs applicables, choisir une à trois preuves par indicateur (de préférence multi-usages), renvoyer à un fichier retrouvable, puis dater et attribuer chaque ligne. Un exemple rempli figure dans le fichier. L’auto-diagnostic Qualiopi V10 mesure ensuite votre niveau, indicateur par indicateur.
Les preuves par critère
Le référentiel compte 33 indicateurs, répartis en sept critères (voir les 7 critères et les 33 indicateurs). Selon le relevé indicatif des fiches pratiques, une action de formation hors apprentissage en couvre 28 ; le 33 ne vise que l’apprentissage. Les tableaux reformulent les exemples du document de travail ; « V10 » signale ce qui est nouveau.
Critère 1 : l’information du public (indicateurs 1 à 3)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 1 | Site, plaquette, réseaux sociaux, CGV : prérequis, objectifs, durée, délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes, évaluation, accessibilité, diffusés avant la contractualisation. Formation certifiante : intitulé exact, code RNCP ou RS, certificateur, niveau. V10 : type de reconnaissance, modalités pédagogiques, financement ; aucune mention trompeuse. |
| 2 | Rapport d’activité, enquêtes, tableaux : satisfaction, abandons, taux de retour, réalisation des heures. V10 : modalités de calcul explicites (formule, période, population), ou appui sur un dispositif existant. |
| 3 | Formations certifiantes : taux d’obtention rapproché du taux de présentation, blocs de compétences, passerelles, débouchés. V10 : poursuites d’études citées expressément. |
Critère 2 : objectifs et conception (indicateurs 4 à 8)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 4 | Grille d’analyse du besoin, diagnostic préalable, dossier d’admission, compte rendu d’entretien ; besoins de compensation du handicap |
| 5 | Programme, objectifs pédagogiques intermédiaires et finaux, supports de contractualisation, référentiel de la certification |
| 6 | Déroulé et séquences, modalités d’évaluation, présentiel, distance ou mixte, durée et calendrier |
| 7 | Offre alignée sur le référentiel, tableau croisé contenu et référentiel, habilitation ou convention avec le certificateur. V10 : prouver sa capacité à assurer la certification, y compris comme organisme habilité. |
| 8 | Entretien, QCM, mise en situation, auto-positionnement ; le positionnement peut se limiter aux diplômes ou à l’expérience, si cela est justifié |
Critère 3 : accueil, suivi et évaluation (indicateurs 9 à 16)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 9 | Règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, noms des référents, organigramme |
| 10 | Emplois du temps, entretiens, livret de suivi, traçabilité de l’accompagnement |
| 11 | Évaluations en cours et en fin de prestation, à chaud et à froid, bilans intermédiaires, attestation ou preuve de délivrance |
| 12 | Gestion des abandons et relances, outils d’implication. V10 : procédure de prévention et de traitement des violences, du harcèlement et des discriminations, connue des apprenants et du personnel, référent désigné, signalements tracés ; formations de plus de 2 jours. |
| 13 | Alternance : carnet de suivi, échanges avec les tuteurs, comptes rendus de visite |
| 14, 15 | Apprentissage seulement. V10 : procédure de traitement sans délai des situations de rupture ; information sur les violences, le médiateur de l’apprentissage et l’inspection du travail. |
| 16 | Information sur l’évaluation, inscription à la session, règlement d’examen, procès-verbaux, habilitation à évaluer |
Critère 4 : moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement (indicateurs 17 à 20)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 17 | Bail ou location, registre d’accessibilité, document unique, matériel, plateformes ; visite possible d’une session |
| 18 | Organigramme fonctionnel, liste des intervenants, contrats, fiches de poste ; un indépendant peut assurer seul les fonctions |
| 19 | Supports et vidéos, accès et assistance, traçabilité de l’accompagnement à distance. V10 : suivi effectif des modules à distance (relances d’inactivité, alertes de décrochage, statistiques d’avancement) ; référent pédagogique au-delà d’un seuil que fixera un arrêté à paraître. |
| 20 | Apprentissage seulement : conseil de perfectionnement, personnel dédié à la mobilité, référent handicap. V10 : gouvernance, supervision renforcée sous un seuil fixé par un arrêté à paraître. |
Critère 5 : compétences des personnels (indicateurs 21 et 22)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 21 | Compétences définies avant la mission, CV, diplômes, entretiens, accueil des nouveaux intervenants |
| 22 | Plan de développement des compétences, entretiens professionnels, formations suivies ; l’indépendant démontre sa propre formation continue |
Critère 6 : environnement professionnel (indicateurs 23 à 29)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 23, 24, 25 | Trois veilles (légale, métiers, pédagogique) : abonnements, sources institutionnelles, diffusion au personnel, évolutions apportées. Le document de travail mentionne aussi la vérification du dépôt des comptes (code de commerce) |
| 26 | Partenaires du handicap du territoire, participation à leurs instances, compétences du référent, Ressource Handicap Formation |
| 27 | Contrats de sous-traitance, sélection et pilotage des sous-traitants. V10 : conformité tracée dans les contrats, portage salarial compris ; sous habilitation, convention tripartite ou avenant. |
| 28, 29 | Partenariats avec les entreprises (conventions, comités de pilotage) ; apprentissage : actions d’insertion |
Critère 7 : appréciations et réclamations (indicateurs 30 à 33)
| Ind. | Preuves que l’auditeur peut regarder |
|---|---|
| 30 | Enquêtes à chaud et à froid, entretiens, comptes rendus ; les évaluations des acquis ne comptent pas. V10 : financeurs sollicités au moins une fois par an, ou participation à leurs réunions et webinaires. |
| 31 | Modalités décrites, accusés de réception et réponses, tableau de suivi des réclamations et aléas |
| 32 | Causes d’abandon, plans d’actions, tableau de suivi des améliorations. V10 : analyse des risques sur la qualité des formations. |
| 33 | Apprentissage seulement : dispositif d’évaluation des enseignements par les apprenants, distinct de la satisfaction, partagé avec les équipes |
Ce que l’auditeur attend, et ce qu’il risque de relever
Notre repère de terrain : chaque preuve est récente, datée et reliée à une action de l’échantillon. Seize indicateurs peuvent donner une non-conformité mineure (respect partiel) ou majeure (attendu non respecté) : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30 et 33. Pour tous les autres, un non-respect, même partiel, est une non-conformité majeure. Les nouveaux entrants font vérifier la formalisation de onze indicateurs à l’audit initial, leur mise en œuvre à la surveillance. Un audit blanc révèle les pièces manquantes avant le jour J.
Exemple illustratif : un dossier de preuves pour cinq salariés
Équinoxe Formation, organisme fictif de cinq salariés et huit formateurs vacataires, propose du management et de la communication en inter et en intra, avec 30 % de modules à distance. Il construit sept sous-dossiers, un par critère, et repère les pièces à usages multiples.
| Pièce | Indicateurs servis |
|---|---|
| Programme publié, avec captures datées du site | 1, 5, 6, 9 |
| Dossier de session : convocation, émargements, évaluation de fin, bilan | 9, 10, 11, 30 |
| Tableau des réclamations et aléas | 12, 31, 32 |
| Export mensuel de connexion et relances de la plateforme | 10, 12, 19 |
| Contrat avec chaque vacataire, annexe de conformité | 18, 21, 27 |
| Tableau de veille (légale, métiers, pédagogie) | 23, 24, 25 |
Pour la V10, il ajoute six pièces : la mention du financement dans ses CGV, la formule du taux de satisfaction (212 répondants sur 240, soit 88 %), la procédure et le référent pour les violences, l’annexe aux contrats de sous-traitance, un échange annuel avec son principal financeur et une analyse des risques d’une page.
Les erreurs fréquentes
La première est d’utiliser un kit tel quel. La deuxième est d’écrire des procédures sans jamais les appliquer. La troisième est de présenter des pièces non datées ou sans lien avec l’échantillon. La quatrième est un écart entre le site et la pratique, sur les tarifs, les délais ou le financement. La cinquième est d’ignorer les preuves nouvelles de la V10. La sixième est de monter des preuves pour des indicateurs qui ne s’appliquent pas à votre catégorie. La dernière est de se préparer sans regard extérieur : un consultant pour préparer l’audit repère vite ce qui manque.
À retenir
La preuve est la mise en œuvre, pas le document. Tenez une liste des preuves par indicateur, privilégiez les pièces à usages multiples, datez tout et reliez chaque pièce à une action réelle. Pour la V10, traitez en priorité les indicateurs 1, 2, 3, 7, 12, 19, 27, 30 et 32.
Questions fréquentes
Quels documents sont obligatoires pour Qualiopi ?
Le guide ne dresse pas de liste de documents obligatoires : il donne des exemples de preuves, non exhaustifs, et apprécie la mise en œuvre. Vos obligations réglementaires de formation (conventions, règlement intérieur…) existent par ailleurs.
Faut-il une procédure écrite pour chaque indicateur ?
Non. Le document de travail attend une procédure là où le niveau attendu le dit expressément (traitement sans délai des ruptures en apprentissage, indicateur 14) et la cite en exemple de preuve pour les violences (indicateur 12) ; ailleurs, la mise en œuvre prime. Pour les nouveaux entrants, la formalisation doit être « définie et matérialisée par des outils ».
Existe-t-il un kit Qualiopi gratuit officiel ?
À notre connaissance, non. Le référentiel et le guide de lecture sont gratuits, mais aucun kit ne vaut preuve.
Quelle ancienneté pour les preuves ?
Le guide n’en fixe pas. Notre repère de terrain : des pièces récentes, portant sur les actions de l’échantillon.
Les preuves peuvent-elles être numériques ?
Oui, aucun format n’est imposé : le guide cite tableaux de bord dématérialisés, plateformes et courriels. Veillez à pouvoir les retrouver vite.
Sources
- Ministère du Travail, DGEFP, document de travail du guide de lecture du référentiel national qualité, version V10 (« XXX 2026 », non finale) : exemples de preuves des indicateurs 1 à 33, préambule, pondération des non-conformités.
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (33 indicateurs, entrée en vigueur le 1er novembre 2026), tel que présenté par Lefebvre Dalloz Compétences.
- Code du travail, article R. 6316-1 (sept critères).
- Fiches pratiques Qualiopi 2026 (projet V10) d’un tiers : relevé indicatif d’applicabilité par catégorie, non repris.
- Les tableaux reformulent le document de travail ; l’exemple, les repères d’ancienneté et la liste des preuves sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : comment obtenir la certification Qualiopi, les 7 critères et les 33 indicateurs, l’auto-diagnostic V10, l’audit blanc, les erreurs qui font échouer un audit.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T vous aide à bâtir un dossier de preuves sobre et à le tester avant l’audit. Découvrez notre accompagnement Qualiopi et, en particulier, l’audit blanc Qualiopi : une simulation d’audit par un consultant, avec un rapport d’écarts par indicateur et un plan d’actions priorisé, sans promesse de résultat. Vous pouvez aussi demander un devis.
