Modèle de contrat de sous-traitance Qualiopi : clauses à prévoir
Quelles mentions un modèle de contrat de sous-traitance Qualiopi doit-il contenir ? D’après le document de travail du guide V10, il décrit les missions confiées : contenu et sanction de la formation, moyens mobilisés, conditions de réalisation et de suivi de l’action, durée, période de réalisation et montant. Le décret n° 2026-728 y ajoute la traçabilité de la conformité au référentiel. Voici, clause par clause, ce qu’un contrat de sous-traitance de formation gagne à prévoir, ce que chaque clause prouve à l’auditeur, un exemple rempli et les erreurs à éviter.
Note de méthode : base de cet article : décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs. Cet article ne constitue pas un conseil juridique.
Que dit le guide sur le contrat de sous-traitance ?
Quand un organisme réalise une action pour le compte d’un autre organisme de formation, l’auditeur vérifie les indicateurs chez le sous-traitant en fonction des missions qui lui sont confiées. Le document de travail précise qu’un contrat est nécessaire pour les formaliser. Sans contrat permettant de les identifier, l’organisme certificateur contrôle l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action : le contrat réduit donc le périmètre d’audit autant qu’il le clarifie.
L’indicateur 27 attend du donneur d’ordres qu’il démontre les dispositions prises pour vérifier la conformité au référentiel de son sous-traitant ou de son salarié porté, et, depuis la V10, qu’il en assure la traçabilité dans les contrats. Le guide cite comme preuves les contrats, la sélection et le pilotage des sous-traitants (processus de sélection, animation qualité, charte) et les justificatifs qu’ils présentent. Pour une prestation réalisée dans le cadre d’une habilitation délivrée par un certificateur, s’ajoutent la convention tripartite ou l’avenant, l’information du certificateur et la vérification des compétences du sous-traitant. Un point à retenir : en dehors des cas prévus par la loi, l’indicateur n’impose pas la certification Qualiopi au sous-traitant, et la responsabilité de la qualité reste celle du donneur d’ordres. Voir l’indicateur 27, l’article sur le formateur sous-traitant et la vue d’ensemble des critères et indicateurs.
Le tableau reprend ce que le guide prévoit, indicateur par indicateur, pour la prestation sous-traitée (liste non exhaustive).
| Indicateur | Pour l’organisme qui intervient en sous-traitance |
|---|---|
| 1, 2 et 3 | Non applicables : l’information et la diffusion des résultats relèvent du donneur d’ordres |
| 5 | Le sous-traitant tient compte des objectifs définis par le donneur d’ordres |
| 7, 9, 13, 16 et 28 | L’organisme certificateur tient compte des missions confiées |
| 26 | Le sous-traitant a son réseau handicap, ou le donneur d’ordres lui communique sa liste de partenaires |
| 30 | Le sous-traitant recueille l’appréciation des bénéficiaires et celle de son donneur d’ordres |
Télécharger le modèle : Modèle de contrat de sous-traitance de formation (Word), prêt à remplir, avec un exemple rempli.
Modèle de contrat de sous-traitance Qualiopi : à quoi il sert et comment le remplir
Le modèle Word est un contrat de sous-traitance de formation à adapter. Il comprend les seize clauses commentées ci-dessous, quatre annexes (programme et calendrier, preuves à transmettre et délais, fiche de l’intervenant, check-list qualité du donneur d’ordres) et un exemple rempli. Pour le remplir : listez d’abord les missions réellement confiées ; reprenez le programme de la session en annexe ; renseignez prix, dates et délais ; supprimez les clauses sans objet ; faites relire par un juriste avant signature, car la rédaction d’un contrat engage votre responsabilité et le modèle ne tient pas compte de votre situation. Un consultant Qualiopi peut contrôler que le contrat couvre bien les indicateurs, sans remplacer cet avis juridique.
Les seize clauses en un coup d’œil
| N° | Clause | Origine | Indicateurs concernés (lecture K-li-T) |
|---|---|---|---|
| 1 | Parties et qualités | Utile | 27 |
| 2 | Objet et missions confiées | Guide | 27 |
| 3 | Contenu et sanction de la formation | Guide | 5, 6, 11 |
| 4 | Moyens mobilisés | Guide | 17, 18, 19, 21 |
| 5 | Conditions de réalisation et de suivi | Guide | 9, 10 |
| 6 | Durée et période de réalisation | Guide | 6 |
| 7 | Prix, facturation et paiement | Guide (montant) | Sans objet |
| 8 | Conformité au référentiel et traçabilité | V10, indicateur 27 | 27 |
| 9 | Preuves à transmettre | Utile | 11, 21, 30, 31 |
| 10 | Handicap et accessibilité | Utile | 10, 26 |
| 11 | Évaluation des acquis et appréciations | Utile | 11, 30 |
| 12 | Réclamations, difficultés, aléas, violences | Utile | 12, 31 |
| 13 | Propriété intellectuelle et confidentialité | Utile | Sans objet |
| 14 | Données personnelles | Utile | RGPD |
| 15 | Assurance et responsabilité | Utile | Sans objet |
| 16 | Durée du contrat, résiliation, litiges | Utile | 27 |
Les mentions attendues par le guide (clauses 2 à 7)
- Clause 2, objet et missions. Dites qui fait quoi : analyse du besoin, information et convocation des stagiaires, positionnement, animation, évaluation des acquis, recueil des appréciations, traitement des réclamations. Ce partage dessine ce que l’auditeur examinera chez le sous-traitant. Formulation possible : « Le sous-traitant anime les séances décrites en annexe 1 et évalue les acquis selon la grille remise par le donneur d’ordres ; le donneur d’ordres analyse le besoin, convoque, positionne et traite les réclamations. »
- Clause 3, contenu et sanction. Annexez le programme (objectifs, contenus, méthodes, public, prérequis). La sanction est ce qui conclut la formation : évaluation des acquis, attestation, passage et délivrance d’une certification, avec qui la délivre. Pour une formation habilitante, rappelez les conditions de l’habilitation.
- Clause 4, moyens mobilisés. Intervenants (profil, CV, remplacement en cas d’empêchement), locaux ou plateforme, matériel, supports, ressources pédagogiques, assistance technique en formation à distance, accessibilité : précisez qui fournit quoi.
- Clause 5, réalisation et suivi. Lieu, modalité (présentiel, distance), effectifs, émargements, suivi de l’assiduité, points d’étape, interlocuteurs, délai de remontée d’un abandon ou d’un incident, transmission des besoins d’aménagement, et qui remet le règlement intérieur et le livret d’accueil.
- Clause 6, durée et période. Nombre d’heures, calendrier, période de réalisation, règles de report et d’annulation. Ne confondez pas la durée de l’action de formation et celle du contrat.
- Clause 7, prix et paiement. Montant, frais annexes, échéancier. Le régime de TVA applicable est à confirmer avec votre expert-comptable. Entre professionnels, le délai de paiement convenu ne peut dépasser 60 jours nets à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois s’il est prévu au contrat (article L. 441-10 du code de commerce, d’après la DGCCRF). Le contrat fixe aussi les pénalités de retard, dont le taux ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, et rappelle l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros (article D. 441-5). Ces rappels sont donnés à titre indicatif : faites valider cette clause par votre juriste.
Les clauses qui tracent la conformité (clauses 8 à 12)
- Clause 8, conformité au référentiel et traçabilité. C’est la clause qui répond à la V10. Le sous-traitant s’engage à réaliser les missions conformément aux exigences du référentiel qui s’y rapportent ; le donneur d’ordres peut demander des preuves, visiter, auditer ; le sous-traitant accepte que l’organisme certificateur examine une action échantillonnée ; les écarts sont corrigés dans un délai ; tout changement (intervenant, lieu, modalité) est signalé. Formulation possible : « Le sous-traitant s’engage à remettre au donneur d’ordres, dans les cinq jours ouvrés suivant chaque session, les justificatifs listés en annexe 2. » Rien n’empêche d’exiger la certification Qualiopi du sous-traitant, mais le guide ne l’impose pas hors cas légaux ou réglementaires. L’un de ces cas concerne les actions vendues sur Mon compte formation, dont la sous-traitance est encadrée (décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023) : voir l’article sur le formateur sous-traitant et faites vérifier la clause par votre juriste.
- Clause 9, preuves à transmettre. Listez-les en annexe : émargements signés, résultats des évaluations des acquis, questionnaires de satisfaction à chaud, signalements de difficultés, justificatifs de compétences de l’intervenant (CV, diplômes, formations suivies) et attestation d’assurance. Délais repères de K-li-T, à adapter et sans valeur réglementaire : cinq jours ouvrés après la session pour les pièces, 24 à 48 heures pour un incident.
- Clause 10, handicap et accessibilité. Le sous-traitant tient compte des besoins d’aménagement communiqués, signale ceux qu’il repère et s’appuie sur le référent et le réseau du donneur d’ordres (ou présente le sien). C’est ce que demande l’indicateur 26 pour une prestation sous-traitée.
- Clause 11, évaluation et appréciations. Précisez qui évalue les acquis, avec quel outil, et qui recueille les appréciations : le sous-traitant interroge les bénéficiaires et son donneur d’ordres, et transmet les résultats. Voir l’indicateur 11 et le modèle de questionnaire de satisfaction.
- Clause 12, réclamations, difficultés, aléas, violences. Le sous-traitant signale sans délai toute difficulté, réclamation ou aléa, collabore à leur traitement et applique la procédure du donneur d’ordres en cas de violence, de harcèlement ou de discrimination (indicateur 12, pour les formations de plus de deux jours). Prévoyez le remplacement d’un intervenant empêché.
Les clauses de protection (clauses 13 à 16)
- Clause 13, propriété intellectuelle et confidentialité. Dites à qui appartiennent programmes et supports et ce que chacun peut réutiliser. Une cession de droits d’auteur doit être écrite et délimitée précisément (droits cédés, étendue, durée, territoire) : à valider par le juriste. Les informations échangées (clients, stagiaires, méthodes) restent confidentielles pendant le contrat et après, pour une durée à fixer.
- Clause 14, données personnelles. Les émargements, résultats et coordonnées des stagiaires sont des données personnelles. Selon les cas, le sous-traitant de formation agit comme sous-traitant au sens du RGPD pour le compte du donneur d’ordres, ou comme responsable de traitement pour ses propres données : la qualification se fait au cas par cas, avec un juriste ou le délégué à la protection des données. Quand il y a sous-traitance au sens du RGPD, l’article 28 exige un contrat qui prévoit notamment l’objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, les types de données, les catégories de personnes, les instructions documentées, la confidentialité du personnel, les mesures de sécurité, le recours à d’autres sous-traitants, l’aide pour les droits des personnes, la suppression ou la restitution en fin de contrat et les audits.
- Clause 15, assurance et responsabilité. Le sous-traitant fournit une attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle à la signature, puis à chaque renouvellement. Répartissez les responsabilités (dommages aux stagiaires, aux locaux). Le contrat ne déplace pas la responsabilité vis-à-vis de l’auditeur : elle reste celle du donneur d’ordres.
- Clause 16, durée du contrat, résiliation, litiges. Durée, reconduction, résiliation en cas de manquement resté sans effet après mise en demeure, y compris un manquement au référentiel, ou en cas de suspension ou de retrait de la certification du donneur d’ordres (voir l’article sur la suspension et le retrait). Prévoyez le sort des sessions en cours, la restitution des documents, le paiement des prestations réalisées, le droit applicable et le tribunal compétent.
Ce que l’auditeur attend
| Preuve | Ce qu’il regarde |
|---|---|
| Contrat signé avant la prestation | Missions identifiées, six mentions du guide, traçabilité de la conformité |
| Sélection et pilotage | Processus de sélection, charte, animation qualité (voir la grille présentée dans l’article sur l’indicateur 27) |
| Justificatifs du sous-traitant | Émargements, évaluations, CV, résultats transmis dans les délais prévus |
| Habilitation, le cas échéant | Convention tripartite ou avenant, information du certificateur, compétences vérifiées |
Dans l’échantillon audité, le non-respect, même partiel, de l’indicateur 27 est une non-conformité majeure : un contrat lacunaire s’expose à ce classement. Le portage salarial relève de la même logique de traçabilité, avec un contrat de portage et une convention de prestation à adapter.
Exemple illustratif : trois sessions de prospection téléphonique
Un organisme de formation de dix salariés (SAS), certifié Qualiopi et spécialisé en communication et vente, confie à un formateur indépendant l’animation de trois sessions de 14 heures, « Prospecter par téléphone », entre le 8 février et le 30 juin 2027.
| Mention | Contenu du contrat |
|---|---|
| Missions | Le sous-traitant anime et évalue les acquis ; le donneur d’ordres analyse le besoin, convoque, positionne, informe et traite les réclamations |
| Contenu et sanction | Programme en annexe 1, quatre objectifs évaluables ; jeu de rôle d’évaluation ; attestation signée par le donneur d’ordres |
| Moyens | CV de l’intervenant en annexe 3 ; salle fournie par l’entreprise cliente ; supports du donneur d’ordres |
| Réalisation et suivi | Sessions chez le client, huit stagiaires au plus ; émargement par demi-journée ; signalement d’un incident sous 48 heures |
| Durée et période | Trois fois 14 heures ; dates en annexe 1 |
| Montant | 1 100 euros HT par session, soit 3 300 euros HT ; paiement à 45 jours fin de mois |
| Conformité et preuves | Engagement sur le référentiel ; pièces de l’annexe 2 sous cinq jours ouvrés |
À l’audit, l’auditeur échantillonne une session : il trouve le contrat daté d’avant la première séance, la grille de sélection, les émargements et les évaluations reçus dans les délais. L’exemple est fictif.
Passerelle avec l’ISO 9001
L’ISO 9001 demande déjà de déterminer et d’appliquer des critères pour évaluer, sélectionner, surveiller et réévaluer les prestataires externes (paragraphe 8.4), et rappelle que la responsabilité de la conformité reste celle de l’organisme. C’est la logique du guide Qualiopi : choisir, contractualiser, vérifier. L’article sur l’évaluation des fournisseurs ISO 9001 propose une grille de notation que vous pouvez transposer à vos formateurs.
Les erreurs fréquentes
- Un contrat absent, ou signé après la session.
- Des missions floues, qui obligent l’auditeur à tout vérifier.
- Un contrat qui ne dit rien de la conformité au référentiel, alors que la V10 attend la traçabilité.
- Des preuves prévues sans délai ni mode de transmission.
- Un modèle copié sans adaptation : durée, montant, programme ou dates oubliés.
- Le RGPD, le handicap ou les réclamations ignorés.
- Des contrats en cours non repris après le 1er novembre 2026.
À retenir
Le contrat formalise les missions : contenu et sanction, moyens, réalisation et suivi, durée, période et montant. La V10 y ajoute la traçabilité de la conformité. Un contrat précis réduit le périmètre d’audit et prouve votre pilotage ; un contrat absent ou incomplet expose à une non-conformité majeure. Faites relire le vôtre par un juriste.
Questions fréquentes
Un contrat de sous-traitance est-il obligatoire pour Qualiopi ?
Le document de travail indique qu’un contrat est nécessaire pour formaliser les missions confiées au sous-traitant. À défaut, l’organisme certificateur vérifie l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action.
Quelles mentions sont attendues ?
Le guide cite le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi, la durée, la période de réalisation et le montant. Les autres clauses du modèle sont utiles, sans être listées par le guide.
Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?
Pas par l’indicateur 27, qui, hors cas prévus par la loi ou la réglementation, ne l’impose pas : la responsabilité de la qualité reste au donneur d’ordres. Voir l’article sur le formateur sous-traitant pour les cas particuliers.
Que change la V10 pour mes contrats en cours ?
L’indicateur 27 mentionne désormais la traçabilité de la conformité dans les contrats de sous-traitance, et les audits à partir du 1er novembre 2026 portent sur le nouveau texte, avec une transition envisagée pour certains audits déjà programmés. Passez vos contrats en revue et complétez-les par avenant si besoin ; à confirmer auprès de votre certificateur et dans le guide final.
Faut-il un avocat pour rédiger ce contrat ?
Le modèle est un point de départ, pas un conseil juridique. Une relecture par un juriste est recommandée, surtout pour les clauses de propriété intellectuelle, de données personnelles, de responsabilité et de résiliation.
Sources
- Ministère du Travail, DGEFP, Guide de lecture du référentiel national qualité, document de travail V.10 (version non finale, « XXX 2026 ») : rubrique Sous-traitance, indicateurs 1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 16, 26, 27, 28 et 30, pondération.
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité mentionné à l’article L. 6316-3 du code du travail), entrée en vigueur au 1er novembre 2026.
- DGCCRF, « Délais de paiement : les règles à connaître », economie.gouv.fr (articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce).
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 28 (sous-traitant), texte consulté sur gdpr-info.eu.
- Les clauses, les délais de transmission des preuves, la répartition des missions et l’exemple sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel ni d’un avis juridique.
Pour poursuivre : l’indicateur 27 sur la sous-traitance et le portage, le formateur sous-traitant, Qualiopi selon votre statut, la suspension, le retrait et le changement de certificateur, les critères et indicateurs Qualiopi et l’évaluation des fournisseurs en ISO 9001.
Un accompagnement pour votre certification Qualiopi
K-li-T aide les organismes de formation à structurer leur pilotage des sous-traitants et à se préparer à l’audit. L’audit blanc Qualiopi est une simulation d’audit conduite par un consultant : elle aboutit à un rapport d’écarts par indicateur et à un plan d’actions priorisé. Découvrez un accompagnement Qualiopi sur mesure ou demandez un devis.
