Indicateurs 17 et 18 : moyens techniques et coordination des intervenants
Quelles preuves de moyens et de coordination faut-il présenter ? Pour l’indicateur 18 Qualiopi comme pour le 17, l’auditeur vérifie que ce que vous promettez dans vos programmes existe : des salles, du matériel et des équipes adaptés à votre public, puis des intervenants (formateurs, administratifs, logisticiens, commerciaux) qui savent qui fait quoi et s’informent mutuellement. Un inventaire daté, une check-list signée avant chaque session, un organigramme d’une page et quelques comptes rendus suffisent le plus souvent. Voici le détail des deux textes, des preuves et des erreurs à éviter.
Note de méthode : les indicateurs 17 et 18 ne sont pas modifiés par le décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Les preuves et les règles de non-conformité viennent du document de travail du guide de lecture V10 (version non finale). À confirmer à la parution du guide : nous mettrons l’article à jour. Les exemples sont fictifs.
Que demandent les indicateurs 17 et 18 ?
Le critère 4 du référentiel (voir les 7 critères et les 33 indicateurs expliqués) porte sur l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations. L’indicateur 17 demande de mettre à disposition, ou de s’assurer de la mise à disposition, « des moyens humains et techniques adaptés » et d’un environnement approprié (locaux, équipements, plateaux techniques). L’indicateur 18 demande de mobiliser et de coordonner les intervenants internes ou externes, pédagogiques, administratifs, logistiques ou commerciaux. D’après le relevé indicatif des fiches pratiques V10, ils s’appliquent à toutes les catégories d’actions.
| Indicateur 17 | Indicateur 18 | |
|---|---|---|
| Question de l’auditeur | Ce qui est annoncé au programme existe-t-il, et convient-il au nombre et au profil des apprenants ? | Chacun sait-il ce qu’il fait, et l’information circule-t-elle ? |
| Preuves courantes | Bail ou location de salle, matériel, plateforme, planning, visite des locaux | Organigramme fonctionnel, liste des intervenants, fiches de poste, comptes rendus |
| Non-conformité mineure | Défaut dans les moyens, ponctuel et non répétitif | Défaut ponctuel de coordination |
| Précisions du document de travail | CFA : tableau de suivi des ressources humaines ; bilan de compétences : confidentialité des échanges | VAE : les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs |
Indicateur 17 : quels moyens et quel environnement ?
Le mot qui compte est « adaptés ». Un moyen est adapté quand il correspond à la formation annoncée et au nombre de personnes accueillies : une salle de douze places pour seize stagiaires ne passe pas, pas plus qu’un atelier privé des postes nécessaires aux manipulations prévues. Trois familles de moyens sont regardées :
- Humains : une équipe en nombre suffisant et disponible aux dates prévues, avec un planning d’intervention qui tient.
- Techniques : ordinateurs, vidéoprojecteur, équipements spécifiques, plateaux techniques, plateforme d’apprentissage, aides à la connexion à distance, espace documentaire.
- Environnement : locaux administratifs et de formation, avec leur accessibilité et leur sécurité. Le document de travail cite le bail ou le contrat de location, le registre public d’accessibilité et le document unique d’évaluation des risques professionnels.
Vous n’avez pas à posséder ces moyens : l’indicateur vise la mise à disposition ou l’assurance qu’elle est faite. Salle louée, formation en intra chez le client (la convention précise ce qu’il fournit), plateau d’un partenaire, intervenant sous-traitant : la preuve est le contrat ou la convention, complété par une vérification avant la session. Pour la sous-traitance, voir l’indicateur 27 et le portage salarial.
Ce que l’auditeur attend : les preuves de l’indicateur 17
| Ce que vous devez montrer | Preuves possibles |
|---|---|
| Les locaux conviennent | Bail ou contrat de location, descriptif et plan d’accès, registre public d’accessibilité, document unique |
| Le matériel correspond au programme | Inventaire daté rattaché aux formations, planning de maintenance |
| Le matériel est vérifié | Check-list de session (salle, matériel, connexion) signée avant le démarrage |
| Les outils numériques fonctionnent | Accès à la plateforme, tutoriels, assistance, test de connexion |
| Les ressources humaines suffisent | Planning des intervenants, CV, contrats, tableau des effectifs (CFA) |
La check-list offre le meilleur rapport efficacité sur effort. Repère de terrain K-li-T, elle tient en cinq lignes : capacité de la salle par rapport aux inscrits, matériel du programme présent et testé, connexion, accessibilité de l’accès et des sanitaires, consignes de sécurité. Datée et signée, elle prouve à la fois le moyen et sa vérification.
La visite sur site : comment s’y préparer ?
Le document de travail cite, parmi les preuves, la visite sur site d’une session choisie par l’auditeur au regard du programme. Il ne verra donc pas forcément votre plus belle salle, mais celle d’une formation de son échantillon. Ce qui est écrit au programme doit être là, la trace de vérification doit exister, et le formateur doit savoir quoi faire en cas de panne. Quand l’audit ne se déroule pas sur site, préparez des équivalents : photos datées, plan d’accès, fiche descriptive. Un regard extérieur sur vos check-lists avant l’audit fait gagner du temps : c’est une partie de notre accompagnement Qualiopi.
Indicateur 18 Qualiopi : comment coordonner les intervenants ?
Le glossaire du document de travail fixe les mots. Les intervenants internes sont les dirigeants et les salariés sous contrat de travail, formateurs occasionnels compris. Les intervenants externes sont les sous-traitants sous contrat de prestation de service. Mobiliser un intervenant, c’est pouvoir l’impliquer selon les besoins de la prestation.
Coordonner, ce n’est pas multiplier les réunions : c’est faire en sorte que le formateur reçoive l’information avant d’intervenir (programme, profil du groupe, consignes d’accueil), que l’administratif sache qui prévenir, et que le commercial ne promette pas ce que la pédagogie ne peut tenir. Le document de travail cite comme preuves :
- un organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social) ;
- la liste des intervenants internes et externes, leurs contrats de travail ou de prestation, les fiches de poste ;
- la liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap ;
- le planning des intervenants ;
- les comptes rendus de réunions d’équipe et les relevés des échanges avec les intervenants externes.
Un rythme simple, repère de terrain : une fiche de session envoyée une semaine avant, une réunion de lancement s’il y a plusieurs intervenants, un point à mi-parcours pour les formations longues, un bilan à la fin, chaque étape laissant un courriel ou un compte rendu.
Et si vous êtes seul ? Le document de travail précise qu’un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions. Écrivez-le (« une personne, quatre fonctions ») et montrez comment vous gérez vos relais : salle louée, comptable, sous-traitant ponctuel.
Les indicateurs voisins. La coordination suppose de savoir qui est compétent pour quoi : voir les compétences des intervenants et des salariés. Elle rejoint aussi l’indicateur 19 et le suivi à distance : au-delà d’un nombre d’intervenants par formation fixé par un arrêté non publié (nous ne le chiffrons pas), un référent pédagogique devra assurer la coordination. Si vous désignez déjà un responsable par formation, vous avez une longueur d’avance.
Non-conformité mineure ou majeure ?
Les indicateurs 17 et 18 figurent parmi les seize indicateurs pondérés. Une non-conformité mineure est caractérisée, dans l’échantillon audité, par un défaut ponctuel et non répétitif dans les moyens (17) ou par un défaut ponctuel de coordination (18). Si l’attendu n’est pas du tout respecté, elle peut être majeure. Lecture de terrain : un vidéoprojecteur défaillant sur une seule session relève du ponctuel ; des salles systématiquement trop petites ou des vacataires jamais informés relèvent d’un défaut répété. C’est l’auditeur qui apprécie.
Exemple illustratif : un centre de maintenance industrielle
Un centre fictif propose des formations courtes en maintenance industrielle : 9 salariés, 14 formateurs vacataires, un plateau technique de 150 m2, deux salles dont une louée, environ 60 sessions par an. L’auditeur échantillonne une session de trois jours sur le plateau et une session d’un jour en salle louée.
| Question de l’auditeur | Ce que le centre présente |
|---|---|
| Le plateau correspond-il au programme ? | Inventaire daté de 12 postes de câblage et de 4 bancs de test ; groupes limités à 8 stagiaires |
| Qui contrôle avant la session ? | Check-list signée par le formateur la veille ; planning annuel de maintenance |
| Et la salle louée ? | Contrat de location, fiche « salle » (capacité, accessibilité, connexion), photo datée |
| Qui coordonne ? | Organigramme d’une page : responsable pédagogique, assistante, logisticien, commercial, référent handicap |
| Comment les vacataires sont-ils préparés ? | Fiche de session à J-7, point de 30 minutes en visioconférence, compte rendu archivé |
Dans ce scénario, aucun écart n’est relevé. Si la check-list manquait une seule fois pour la salle louée, l’auditeur pourrait noter un défaut ponctuel et non répétitif.
Quel lien avec l’ISO 9001 ?
La norme demande de déterminer, fournir et maintenir l’infrastructure et l’environnement nécessaires aux processus. Si votre plateau comporte des instruments de mesure ou de test (électricité, métrologie, soudage), la logique de l’étalonnage selon l’ISO 9001 s’applique : inventaire, fréquence de vérification, conduite à tenir pour un moyen hors tolérance. Pour l’organigramme et les suppléances, voir les rôles, responsabilités et autorités.
Les erreurs fréquentes
La première est de décrire au programme un matériel que l’on n’a pas, ou pas en nombre suffisant. La deuxième est de louer une salle sans jamais la vérifier. La troisième est de ne garder aucune trace de contrôle : sans check-list, rien ne prouve que le moyen est adapté. La quatrième est d’oublier l’accessibilité des locaux et des outils numériques. La cinquième est d’avoir un organigramme qui ne dit pas qui fait quoi. La sixième est de ne pas informer les intervenants externes avant leur intervention. La dernière est de réunir l’équipe sans compte rendu : une réunion sans trace n’existe pas pour l’auditeur.
À retenir
Les indicateurs 17 et 18 se prouvent avec des pièces simples : inventaire daté, contrats de location, check-list signée, organigramme fonctionnel, planning et comptes rendus. Inchangés par la V10, ils sont pondérés : un défaut ponctuel donne une non-conformité mineure. Un indépendant peut assurer seul toutes les fonctions, à condition de le montrer.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l’indicateur 17 et l’indicateur 18 ?
L’indicateur 17 porte sur les moyens (humains, techniques, locaux, équipements). L’indicateur 18 porte sur les personnes qui interviennent : leur mobilisation et la circulation de l’information entre elles. Une même pièce, comme un planning d’intervention, peut servir aux deux.
L’auditeur visite-t-il toujours les locaux ?
Le document de travail cite la visite sur site d’une session choisie par l’auditeur parmi les preuves, et prévoit des observations « le cas échéant ». Sans visite, prévoyez des preuves équivalentes : plan d’accès, photos datées, check-lists.
Un formateur indépendant doit-il démontrer une coordination ?
Le document de travail précise qu’il peut assurer seul les différentes fonctions. Il doit tout de même montrer qui fait quoi, y compris pour ses relais extérieurs.
Je loue mes salles : l’indicateur 17 me concerne-t-il ?
Oui. Conservez le contrat de location et une vérification de la salle avant la session (capacité, accessibilité, connexion, matériel).
La V10 modifie-t-elle les indicateurs 17 et 18 ?
Non, leur texte est inchangé. Dans le même critère, l’indicateur 19 évolue (suivi des modules à distance, référent pédagogique au-delà d’un seuil d’intervenants fixé par arrêté), ainsi que le 20 pour les CFA. À confirmer à la parution du guide final.
Sources
- Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référence de publication au Journal officiel à confirmer sur Légifrance).
- Ministère du Travail, DGEFP, Référentiel national qualité, guide de lecture V.10 (document de travail, « XXX 2026 », version non finale) : critère 4, indicateurs 17 et 18, pondération, glossaire.
- Les inventaires, check-lists, rythmes de coordination, exemples et lectures de pondération sont des repères de terrain de K-li-T, non issus du référentiel.
Pour poursuivre : les 7 critères et les 33 indicateurs, le suivi à distance (indicateur 19), les compétences des intervenants, la sous-traitance et l’étalonnage ISO 9001.
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